Enkeltmandsvirksomhed høster store gevinster med AI i kontrolopgave – Compliance Audit & Consulting

I denne case kigger vi nærmere på, hvordan man som lille enkeltmandsvirksomhed kan sætte turbo til forretningen med AI. Hos Compliance Audit & Consulting har CEO og ejer Frank Tronborg nemlig lavet en "skræddersyet GPT”, der både reducerer mængden af manuelt arbejde, og samtidig skaber et mere konkurrencedygtigt produkt. Det er en praksisnær fortælling om at komme i gang med AI uden hverken programmører eller store budgetter.

Virksomhedsprofil

Compliance Audit & Consulting drives af Frank Tronborg. Han er uddannet tømrer med mange års erfaring fra byggebranchen og endnu flere fra fagbevægelsen. Frank har altså indgående kendskab til de mange reglementer og overenskomster der skal overholdes, når man skal have håndværkere på byggepladser.

I dag hjælper Frank især entreprenører, underleverandører og vikarbureauer med at forstå og efterleve overenskomster, sociale klausuler og øvrige krav til dokumentation. På den måde minimeres risikoen for at begå fejl og for at få store bøder væsentligt. Arbejdet består grundlæggende af tre dele:

1. At sikre, at leverandørerne forstår og overholder de rapporteringskrav, der er i deres kontrakter.
2. At klæde medarbejdere på til at kende deres rettigheder.
3. At følge pengene fra virksomhederne til medarbejderens konto og kontrollere, at alle beløbene stemmer

Det er især i den sidste del, hvor opgaven kræver minutiøs gennemgang af store datamængder, at AI har vist sit værd. Her fungerer teknologien som en digital kollega, der tager sig af de tunge løft, og lader Frank holde fokus på de menneskelige elementer af opgaven.

Et kæmpe analysearbejde

Dokumentkontrol i større projekter er tungt arbejde. Lønsedler, bankoverførsler, pensionsindbetalinger, skattekvitteringer og feriepenge skal hænge sammen for hver enkelt medarbejder. På et stort byggeri kan det hurtigt akkumulerer til hundredvis af personer, der skal have udbetalinger, hvor beløbene skal kontrolleres hver måned.

Det kan betyde mange timers manuelt kontrolarbejde, når tal skal sammenlignes på tværs af dokumenter, der har forskellige udbetalingsperioder, overenskomster, og hvor valutaer skal omregnes imellem virksomheder. Det er en opgave, der kan kræve flere fuldtidsressourcer.

Midt i dette knudepunkt af data sidder Frank med ansvaret for, at transaktionerne foregår rigtigt, og at alle reglerne overholdes. Til det har han gjort smart brug af kunstig intelligens.

AI løsningen

For at assistere med analysearbejdet har Frank bygget sin egen GPT på den amerikanske platform ”ChatGPT”. Helt kort forklaret, så er det en skræddersyet version af den klassiske AI assistent, hvor man har givet den underliggende model et sæt ekstra instruktioner og beskrivelser. Det betyder, at man kan fastlægge regler for det output, den skal levere, og definere hvilke arbejdsgange den skal lave.

Man kan f.eks. beskrive præcist, i hvilket output den skal svare, hvilke kilder/filer den skal tage udgangspunkt i, og hvilket sprog eller tone den skal bruge.

I Franks tilfælde betyder det, at hans GPT kan gennemgå lønsedler, sammenholde banktransaktioner og kontrollere dokumenter efter et fast sæt kriterier, som han selv har defineret. De kriterier han ellers ville gennemgå manuelt. Det eneste han skal gøre er at uploade de pågældende filer, hvorefter der bliver returneret en .pdf fil med resultatet af analysen, som Frank efterfølgende kvalitetstjekker.

Du kan se et eksempel på det resultat der leveres nedenfor. Casen er lavet med fiktive testdata.

Eksempel på en kontrolrapport der leveres fra den skræddersyede assistent. Data er fiktive.

Stort AI impact hos enkeltmandsvirksomheder

Når man kun har sig selv i forretningen, og står alene med både driften, salget og udviklingen af virksomheden, er tiden den mest knappe ressource. Her kan AI fungere som en ekstra kollega, der tager sig af de tunge manuelle processer, og frigiver timer, der kan bruges på at skabe værdi andre steder i forretningen.

Hos Compliance Audit & Consulting betyder Franks AI løsning, at han nu har mulighed for at fokusere på det, der faktisk udvikler forretningen: at pleje kunderne, finde nye samarbejdspartnere og opbygge relationer i branchen. I sidste ende kan det være afgørende i spørgsmålet om hvorvidt der skal ansættes eller ej.

Hvordan bygger man en skræddersyet GPT?

Det er ganske let at oprette sin egen GPT. Funktionen ligger i det betalte ChatGPT abonnement til ca. 20 dollars om måneden, og selve opsætningen kan gøres på ganske kort tid. Det er dog vigtigt at understrege, at meget af kvaliteten i det svar AI modellen leverer afhænger af kvaliteten af den instruktion der er givet. Det kan altså svare sig at være grundig, når instruktionerne udarbejdes.

Frank Tronborg beskriver det som at have fået en lærling, man skal forklare opgaven for. Han fortæller også, hvordan AI assistenten er i stand til at hjælpe med at skrive sine egne instruktioner, hvis man har svært ved at komme i gang.

“Jeg bad den simpelthen om at forklare sig selv, hvordan den skulle lave dokumentet fremadrettet. Og så kom den med en rigtig god måde at gøre det på,” fortæller han.

Han understreger, at man ikke skal lade sig skræmme af teknikken, og forklarer sågar hvordan man bare kan tale til den, hvis man ikke gider skrive.

Se et udsnit af instruktionerne Frank bruger nedenfor.

Udsnit fra instruktionerne i den skræddersyede GPT fra Compliance Audit & Consulting

Udfordringer undervejs

Selvom AI har lettet arbejdet markant, så har rejsen ikke været uden bump på vejen. Særligt lovgivningen er et område, der kan være svært at følge med i. Frank Tronborg fortæller, at man til tider kan være i tvivl om, hvordan de nye EU regler skal fortolkes.

Han er langt fra den eneste, der kæmper med de juridiske gråzoner. Ifølge rapporten “Kunstig intelligens i små og mellemstore virksomheder” fra Danmarks Statistik, Aalborg Universitet og Aarhus Universitet, svarer 34 procent af virksomheder, at de finder det svært at følge med lovgivningen omkring AI.

Frank fortæller også hvordan man i hans felt skal være påpasselig med persondata, da han i sagens natur arbejder med meget private oplysninger. Derfor sikrer han sig altid anonymisering i sine datasæt. Heldigvis bliver denne opgave i høj grad løst af leverandørerne selv, som i forvejen er forpligtet til at fremsende materialet anonymiseret.

Erfaringer og råd til andre SMV’er

For Frank Tronborg har arbejdet med kunstig intelligens været en øjenåbner for, hvor meget man som lille virksomhed kan opnå med begrænsede midler. Erfaringen har vist ham, at man ikke behøver et teknisk team eller en stor investering for at komme i gang. Det vigtigste er nysgerrigheden og viljen til at starte op og prøve sig frem.

Han beskriver desuden, hvordan hans egen proces var præget af forsøg og fejl i starten, og hvordan de nuværende GPT instruktioner blev skabt over flere iterationer.

“I starten kontrollerede jeg hundrede procent af resultaterne for lige at være sikker” fortæller han. Men efterhånden som GPT'en blev bedre, og resultaterne holdt stik, er kontrollerne blevet til stikprøver. Frank giver også udtryk for, at hans trænede øje hurtigt kan se, hvis nogle af tallene skulle være unormale.

Han mener, at mange andre mindre virksomheder kan få gavn af at tænke kunstig intelligens ind i forretningen til at hjælpe dem med tunge administrative og manuelle opgaver.

Vil du lære mere om AI?

AI udvikler sig hurtigt, og det kan være svært at følge med, men du står ikke alene. Hos Dansk Industri har vi samlet en lang række ressourcer, der gør det lettere at forstå, anvende og implementere AI – uanset om du er i gang, på vej eller bare nysgerrig.

Hvis du har fået blod på tanden efter at læse om Compliance Audit & Consultings rejse, og gerne vil lære mere om AI, så kan du finde mere materiale på vores AI for Alle univers.

Her finder du desuden:

• Guides og artikler om alt inden for AI
• Konkrete cases fra danske virksomheder
• Gratis værktøjer og vejledninger
• Kurser og events

AI er ikke kun for specialister og teknikere. Det er for alle, der vil være med til at forme fremtiden, og bruge teknologien klogt og ansvarligt.