Hymatik kobler AI med produktdata og leverer hurtigere tilbud

Holdet bag Hymatik med stifter og CEO Michael Harder til højre

En kunde sender en mail med en liste over komponenter og beder om et tilbud. Hos Hymatik skal medarbejderne finde de rigtige varer frem i systemerne, kontrollere varenumrene og samle priser, leveringstider og datablade.

Det var i hvert fald sådan, det fungerede, inden AI gjorde indtog i forretningen.

For da Hymatiks webshop i 2020 begyndte at tiltrække flere internationale kunder, fulgte der en voksende mængde tilbudsforespørgsler med. Den fynske grossist, der blandt andet sælger komponenter, dele og slanger til hydrauliske og pneumatiske løsninger, fik hurtigt travlt med at få svaret på alle henvendelserne.

CEO, Michael Harder beskriver, hvordan der på et tidspunkt sad fire fuldtids produktspecialister og behandlede forespørgslerne manuelt i Excel. En opgave der lagde beslag på medarbejdernes produktviden og på deres tid.

Hymatik havde derfor brug for en måde at håndtere flere henvendelser på, uden at hver ny forespørgsel krævede det samme manuelle arbejde. Det blev afsættet for et AI system, der i dag hjælper med at læse kundernes mails og forberede tilbud.

Produktdata blev grundlaget for AI

For at forstå Hymatiks AI rejse er vi først nødt til at rejse lidt tilbage i tiden. For forudsætningen for løsningen blev nemlig skabt, da Hymatik flere år tidligere begyndte at digitalisere sit produktsortiment og opbygge deres webshop. Her investerede virksomheden i et såkaldt PIM system, som samlede oplysningerne om produkterne struktureret digitalt.

PIM står for Product Information Management og er et system til at samle og vedligeholde produktinformation. Hos Hymatik rummer det blandt andet varenumre, mål, dimensioner og dokumentation. Den strukturerede produktinformation var blandt andet fundamentet for virksomhedens webshop, og altså nu også muligørelsen af deres automatiske AI tilbudsgivning.

Sådan virker det

Løsningen kombinerer generativ AI med automatiserede arbejdsgange og opslag i Hymatiks produktdata. Generativ AI er særlig nyttig, når oplysningerne er ustrukturerede, som i kundernes mails. Her kan varenumre og produktbeskrivelser stå forskellige steder og være formuleret på forskellige måder. AI kan læse teksten og udtrække de oplysninger, som systemerne skal bruge til at arbejde videre med forespørgslen.

Hos Hymatik foregår det i fem trin:

1. Mailen modtages og sorteres. Kundernes mails samles i et ticketsystem, der holder styr på den enkelte henvendelse og den tilhørende dialog. Tilbudsforespørgslerne bliver automatisk sorteret fra og lagt i en mappe, som tilbudsmodulet følger.

2. AI læser forespørgslen. Modulet bruger AI modellen Claude til at læse mailen og identificere, hvilke varer kunden spørger efter. Dermed bliver kundens tekst omsat til oplysninger, der kan bruges til at slå produkterne op.

3. Varerne findes i PIM systemet. Systemet kontrollerer varenumrene mod Hymatiks produktdatabase. Hvis kunden eksempelvis bruger et gammelt varenummer eller en forkert betegnelse, kan en produktspecialist afklare sammenhængen og registrere den. Næste gang kan systemet bruge den viden til at foreslå den rigtige vare.

4. Oplysningerne samles til tilbuddet. Når varerne er identificeret, henter løsningen priser, leveringstider og relevante datablade. Medarbejderen slipper dermed for manuelt at finde og samle oplysningerne for hvert produkt i forespørgslen.

5. Medarbejderen validerer og sender. Tilbuddet ligger herefter klar til en afsluttende gennemgang og afsendelse.

Hymatik anvender Claude som AI model, og automatiseringsplatformen n8n til at opbygge arbejdsgangene og forbinde systemer. n8n er et super stærkt værktøj, der kan lade data og handlinger bevæge sig mellem forskellige programmer. Ligesom den konkurrerende platform Make, tilbyder n8n et simpelt drag&drop interface, der gør det let at opbygge automatiseringer.

Mindre efterslæb og hurtigere svar

Den mest synlige gevinst er, at Hymatik bedre kan følge med tilbudsforespørgslerne. Tidligere kunne virksomheden stå med 14 dages efterslæb i tilbudsarbejdet efter en ferie. Det gav især udfordringer, når internationale kunder fortsatte med at sende forespørgsler, mens medarbejderne i Danmark holdt fri.

I dag beskriver Michael Harder en hverdag, hvor tiden til tilbudsgivning er reduceret med 50%, og hvor virksomheden langt hurtigere får behandlet de indkomne henvendelser. Arbejdsindsatsen per tilbud er samtidig blevet mindre. Det gør det muligt at håndtere flere forespørgsler, og Michael ser det som en af de vigtige faktorer bag virksomhedens vækst.

Til sidst oplever Michael Harder også, at de hurtige svar hjælper Hymatik med at vinde ordrer og opbygge relationer til kunder, som opdager, at det er nemt at få et tilbud fra virksomheden.

Ekstern hjælp blev til interne kompetencer

Til at udvikle AI løsningen gjorde Hymatik brug af IT konsulenten Kasper. Han havde nemlig indsigt i virksomhedens PIM systemer fra tidligere arbejde og kunne derfor arbejde med det datagrundlag, virksomheden allerede havde opbygget.

 For Michael Harder har det været en fordel at have en konsulent tæt på virksomheden, som forstår både systemerne og forretningen. Efterhånden som tilbudsmodulet kom i brug, opstod der nemlig nye idéer og behov, som konsulenten kunne hjælpe med at løse. Hans arbejde omfatter derfor både udvikling af nye værktøjer, integration mellem systemerne og sikring af, at løsningerne fungerer i hverdagen.

Det er en betydelig investering for en virksomhed af Hymatiks størrelse. Michael Harder anslår, at den eksterne konsulentbistand koster omkring 600.000 til 700.000 kroner om året, men vurderer omkostningen ud fra det overskud og de muligheder, arbejdet skaber.

“Vi er ret enige om, at det har været alle pengene værd og er pengene værd,” siger han.

Hans ambition er, at medarbejderne får mere tid til at tænke over, hvordan de kan hjælpe kunderne og skabe mere forretning, når gentagne driftsopgaver bliver automatiseret.

“Vi gør det jo for at få tid til at være den bedste partner for kunderne,” siger han.

Konsulenten er nu tilknyttet to dage om ugen, og Hymatik har besluttet også at bruge samarbejdet til at opkvalificere medarbejderne. Han viser dem, hvordan løsningerne bygges, og hjælper dem videre med deres egne opgaver. Målet er, at medarbejderne selv kan bygge værktøjer og forstå teknologiens muligheder med udgangspunkt i deres viden om forretningen.

3 gode råd fra Hymatik

1. Ledelsen skal ville det og være klar til at investere

Ifølge Michael Harder begynder arbejdet med, at ledelsen erkender en udfordring og beslutter sig for at gøre noget ved den. Hvis AI skal bruges til automatisering og ændre virksomhedens arbejdsgange, kræver det både opbakning og penge.

 Hos Hymatik var presset på medarbejderne blevet så stort, at ledelsen kunne se behovet for at arbejde anderledes, selvom de endnu ikke forstod alle teknologiens muligheder.

2. Få medarbejderne med på rejsen

Hvis medarbejderne frygter, at de automatiserer sig selv ud af deres job, kan usikkerheden få dem til at holde igen eller arbejde imod omstillingen. Ledelsen skal derfor være tydelig om formålet, og hvad forandringerne betyder for medarbejderne.

Hos Hymatik har Michael Harder understreget, at AI indsatsen skal skabe kapacitet til at vokse og give medarbejderne mere overskud, frem for at spare stillinger væk. Den tryghed er vigtig, hvis medarbejderne skal spille med, dele deres viden og selv foreslå opgaver, der kan automatiseres.

3. Find en partner, der kan hjælpe jer i gang

Michael Harder vurderer, at vejen havde været lang, hvis Hymatik skulle have bygget det hele selv fra bunden. Hans råd er derfor at finde en ekstern partner, der kan hjælpe med at sætte arbejdet i gang.

Hos Hymatik har konsulenten bidraget med teknisk viden og forståelse for forretningen, så virksomhedens behov kunne omsættes til løsninger, som medarbejderne efterhånden selv kunne arbejde videre med.

Vil du lære mere om AI?

AI udvikler sig hurtigt, og det kan være svært at følge med, men du står ikke alene. Hos Dansk Industri har vi skabt et AI univers, der gør det lettere at forstå, anvende og implementere AI, uanset om du er i gang, på vej eller bare nysgerrig.

Vil du vide mere, har vi samlet en række forskellige ressourcer på AI for Alle. Her finder du blandt andet:

• Konkrete cases fra danske virksomheder
• Gratis værktøjer og vejledninger
• Juridisk hjælp til AI
• Kurser og events

I AI for Alle arbejder vi for, at flere virksomheder kan gribe mulighederne i AI – klogt, ansvarligt og til gavn for hele forretningen.