Trifork optimerer og ensarter kunderapportering gennem brugen af AI

Trifork har i længere tid arbejdet med visual AI som en intergreret del af deres produktportefølje og er nu begyndt at se ind i, hvordan de kan integrere AI i deres interne arbejdsgange. Med AI's stigende betydning har Trifork valgt at integrere generativ AI i deres arbejdsgange for at ensrette og kvalitetssikre præsentationer.

Trifork ønskede at sikre, at deres præsentationer til kunder om arbejdsprocessens fremskridt var både grundige og sammenhængende. De ønskede et ensartet udtryk og at overholde nødvendige kriterier i kundevendte præsentationer. Samtidig ville de gerne spare tid og på en enkel måde kunne opdatere kunderne løbende. Hvis det var muligt at reducere den tid, medarbejderne brugte på at forberede og finpudse præsentationer, ville det være ideelt. Det viste sig, at AI var det rette værktøj til at løse denne opgave.

For at imødekomme ønsket om et ensartet flow med ugentlige/månedlige opdateringer til kunder besluttede Trifork at implementere generativ AI i deres arbejdsgange. Ved hjælp af en intern GPT-model begyndte Trifork at bruge AI til at analysere og generere deres opsummeringer. Det viste sig desuden, at AI’en ofte kunne spotte, hvis der manglede væsentlige elementer, identificere slåfejl, eller hvis opsummeringen adskilte sig fra tidligere opsummeringer, hvilket har vidst sig at være til stor hjælp for Trifork.

Trifork anvender følgende fremgangsmåde for at standardisere og kvalitetssikre opdateringer om de projekter, de arbejder på, over for kunden. Måske I med fordel kan implementere noget lignende i jeres organisation?

1. Indsamling af data:

- Projektlederen samler alle relevante data fra eksempelvis den forgangne uge, inklusive commits, udviklerinput og mødenotater.
- Disse data eksporteres i et format, som AI modellen kan behandle (f.eks. PDF, PowerPoint eller word).

2. Uploading af data til AI modellen:

- Projektlederen uploader de indsamlede data til AI modellen (hos Trifork har man bygget sin egen model).
- Systemet analyserer dataene og identificerer nøglepunkter og vigtige opdateringer sammenlignet med ugen forinden.

3. Generering af opsummering:

- Generativ AI systemet genererer en ensartet ugentlig opsummering, der inkluderer alle væsentlige aktiviteter og fremskridt i projektet baseret på den tidligere indsamlede data og den tidligere udarbejdede opdatering.
- Opsummeringen præsenteres i et letforståeligt format, som kunderne kan gennemgå både under møder og som en skriftlig rapport og som vigtigst af alt, at de strukturmæssigt ligner de opdatering de tidligere har modtaget.

4. Gennemgang og tilpasning:

- Projektlederen gennemgår den genererede opsummering for at sikre nøjagtighed og relevans.
- Eventuelle nødvendige justeringer foretages for at tilpasse opsummeringen til kundens specifikke behov og forventninger.

5. Afsted til kunder:

- Den endelige opsummering sendes til kunden via e-mail og præsenteres under det ugentlige møde.
- Opsummeringen gemmes i PDF- eller PowerPoint-format for nem reference og dokumentation.

Ovenstående screenshot viser, hvordan Triforks interface ser ud på det system, de har bygget til kundeopdateringer. Projektlederen for det enkelte projekt kan uploade den endelige opdatering, hvorefter systemet kan lære af det uploadede og løbende blive forbedret.

Resultater

Implementeringen af generativ AI i Triforks arbejdsgange har resulteret i flere forbedringer. Selskabet oplever blandt andet, at præsentationer er blevet mere sammenhængende og grundige, hvilket har forbedret den overordnede kvalitet af Triforks kundeopdateringer og ligeledes sikret et mere ensartet udtryk.

Medarbejdere bruger desuden nu mindre tid på manuelt at forberede og finpudse præsentationer, hvilket frigør tid til andre opgaver. AI'ens evne til at identificere manglende elementer og foreslå forbedringer har gjort det nemmere for medarbejdere at skabe materiale af høj kvalitet."

Fremtidsvision

Trifork arbejder desuden på at forbedre deres tidsregistreringssystem ved at implementere AI. Idéen er at bruge AI til at dokumentere den tid, som den enkelte konsulent har faktureret, blandt andet ved at analysere og sammenholde de indtastede data med konsulentens kalender og mødedata. AI-systemet kan derefter generere en JSON-fil med den korrekte dokumentation for, hvad medarbejderne har arbejdet på, og give overblik over, hvor mange timer der er gået til det enkelte projekt. Forhåbentlig vil det gøre tidsregistreringen mere præcis og mindre tidskrævende, samtidig med at de registrerede timer dokumenteres bedre.

DI Digital, DI Hovedstaden, Tekstgenerering, Kommunikation