Fra 20 minutter til 20 sekunder: AI optimerer responstid og service hos TN Værktøjsslibning

TN Værktøjsslibning fremstiller specialværktøj til en bred vifte af industrielle kunder, og producerer omkring 100.000 prototyper om året. Størstedelen af virksomhedens omsætning kommer fra specialfremstillede værktøjer, som er skræddersyet til deres kunders specifikke krav og behov. Det betyder også, at virksomheden har opbygget en kæmpe database med informationer, der er vigtige i den daglige drift.

På grund af de mange specialfremstillede værktøjer er skæredata og rådgivning noget, der fylder rigtig meget i virksomhedens dagligdag. På trods af at man i TN Værktøjsslibning har arbejdet struktureret med data i mange år, så oplevede man, at det var svært og tidskrævende at søge de rigtige informationer frem, når kunderne henvendte sig med specifikke behov. Det betød, at direktør Torben Nielsen og teknisk chef Steen Rasmussen ofte brugte op til 50% af deres tid på at besvare tekniske kundespørgsmål.

- Vi brugte for meget tid på ingenting. Vi har et rigtig godt skræddersyet ERP-system, men skal vi finde de oplysninger vi har brug for, så tager det os uendeligt lang tid at få fat i dem. Det tager os omkring en halv time, og den tid har vi ikke fortæller Torben Nielsen.

For at reducere den tid, der blev brugt på at finde de rigtige data, besluttede man sig for at undersøge mulighederne i kunstig intelligens. Håbet var, at man med AI kunne gøre det nemmere at søge vigtige information frem og gøre det gode datagrundlag mere operationelt i dagligdagen.

- En dag faldt snakken på AI. Kunne vi få den til at søge på tværs? Kunne vi få de her resultater noget hurtigere med AI? Fortæller Steen Rasmussen.

Fra idé til virkelighed

For at komme i gang med AI tog TN Værktøjsslibning kontakt til en konsulentvirksomhed, som skulle hjælpe med at udvikle en AI-løsning, der kunne integreres med virksomhedens ERP-system (enterprise resource planning). Man vidste, at man ønskede et lukket system, som kun baserede sig på virksomhedens egne data. Steen Rasmussen fortæller:

- Vi var tydelige fra starten, at vi ønskede at lave et lukket system, som kun vi har adgang til. Vi ville gerne have et system, som udelukkende byggede på de erfaringer, vi har gjort os og vores unikke data. Han uddyber:

Med hjælp fra konsulentvirksomheden begyndte man at strikke et system sammen, som skulle fungere optimalt for virksomheden på baggrund af netop deres specifikke behov og de opgaver, de løser. Man valgte altså at arbejde med dele af teknologien og tilpasse den, så den ville passe specifikt til TN Værktøjsslibning.

- Vi er gået en vej, hvor vi bygger vores egen lille AI, hvis man kan kalde det det. Det er AI, der er motoren bag, og så har vi lagt vores brugerflade på.

Selvom det kan lyde som et omfattende projekt, så tog det kun omkring halvanden måned at få bygget noget, som virksomheden kunne begynde at arbejde med.

- Vi fik hurtigt noget på banen, som vi kunne begynde at arbejde med, fortæller Torben Nielsen.

Vejen til succes er brolagt med læringer

Man begyndte at arbejde med AI-løsningen og her gjorde man sig nogle erfaringer om, hvad der fungerede i praksis, og hvad der ikke gjorde. På baggrund af disse erfaringer kunne man så begynde at tilpasse teknologien for at sikre, at den fungerede så optimalt som muligt.

- Man er nødt til at køre frem og sige, hov det var ikke helt den vej vi skulle. Vi skal nok lidt til højre eller lidt til venstre, forklarer Torben Nielsen.

Efter flere korrigeringer og tilpasninger undervejs, begyndte man at nå frem til en løsning, hvor teknologien blev et effektivt værktøj i virksomhedens daglige arbejde. I dag fortæller Torben Nielsen, at de nu kan søge de rigtige informationer frem med helt ned til to klik.

- Nu kan vi svare lynhurtigt, når en kunde ringer i forhold til tidligere, hvor vi halvt skulle gætte, når vi havde opgivet at finde de oplysninger, som vi vidste lå et sted i vores system.

Løsningen i praksis

Helt lavpraktisk fungerer AI-løsningen på den måde, at man har koblet kunstig intelligens sammen med TN Værktøjsslibnings ERP-system. Det betyder, at når en medarbejder laver en søgning i systemet, så er der en AI-motor bagved, som hurtigt kan søge den rigtige information frem på tværs af virksomhedens data.

I praksis arbejder virksomheden med en brugerflade, hvor de kan udfylde den information, der er relevant i den specifikke situation, hvorefter systemet søger den rigtige information frem. Torben Nielsen forklarer:

- Det fungerer sådan, at en kunde ringer ind og eksempelvis siger: Jeg skal køre rustfrit stål med en 20 mm fræser. Så har du en brugerflade, hvor du sætter kryds i rustfrit stål og 20 mm, og så får du allerede de første forslag frem. Han uddyber:

- Vi har for eksempel nogle parametre om materiale, diameter og skærelængde. Jo mere data du så kan levere ind, jo mere præcist et svar vil du få. Men vi har defineret nogle givne, låste spørgsmål, som man kan udfylde. På den måde kan vi bedre sikre, at vi får de samme og de mest korrekte svar.

Når en kunde ringer ind, kan man hos TN Værktøjsslibning på den måde bruge AI til at søge hurtige og nøjagtige svar frem undervejs i samtalen. Det kan være svar på alt fra information om værktøjet til, hvordan kunden skal bruge det.

- Hvor hurtigt skal den snurre? Hvor hurtigt skal den køre frem? Hvordan skal den køre? Hvor dybt skal den skære? Forklarer Torben Nielsen.

Resultater

Inden TN Værktøjsslibning begyndte at arbejde med AI var det ikke kun en stor udfordring at finde den rigtige information til virksomhedens kunder, det var også enormt tidskrævende.

- Inden vi så os om, så var der brugt en halv time af kundens tid og af vores tid på ingenting. Nu kan første person faktisk svare. Det tager måske 20 sekunder, så vi sparer alles tid fortæller Torben Nielsen og uddyber:

- Vores ERP-system var meget langsomt, fordi der er så mange data, men med AI kan man sige, at der er blevet sat turbo på det.

Med AI ved hånden fremstår TN Værktøjsslibning både mere professionelle og effektive overfor deres kunder, fordi de nu kan levere hurtigere og mere nøjagtige svar. Internt frigiver teknologien også en masse tid som kan bruges på at udvikle forretningen.

- Det giver både en enorm tidsbesparelse, fordi alle kan lave de søgninger, men vi får også en mere ensartet kvalitetsstruktur, fortæller Torben Nielsen

AI fremtidssikrer virksomheden og optimerer vidensdeling

Det er ikke kun hurtigere og mere præcise svar som arbejdet med AI har ført med sig. Ifølge Steen Rasmussen, har det også gjort virksomheden mere driftssikker for fremtiden, fordi dataene bliver gjort tilgængelige for alle.

- Tidligere søgte vi jo lidt, men så opgav man faktisk tit. Så tog man den mere på ens erfaring. Han uddyber:

- Så hvis Torben og jeg ikke var her i morgen, så skal vi også arbejde hen imod, at alle kan fortsætte vores arbejde uden, at alt for meget vigtig information kun ligger i vores hoved.

Her supplerer Torben Nielsen med vigtigheden af arbejdet med AI for fremtidssikringen af virksomheden:

- Vi sikkerhedsstiller virksomhedens hjerte og får en stærkere virksomhed på den her måde.

På sigt forudser Torben Nielsen også at AI-integreringen gør det nemmere at få nye medarbejdere ind i virksomheden:

- Det giver jo også noget optimering, at når vi skal have nye medarbejdere ind, så kan vi stå på skuldrene af de andre, fremfor at lære det helt fra bunden. Hvis de kan søge i det her, og bare ændre i nogle informationer, så er de implementeret i løbet af 3 måneder fremfor 2 år.

Ved at kaste sig ud i AI og bruge teknologiens mange muligheder, har TN Værktøjsslibning formået at skabe en hurtigere og mere præcis måde at tilgå deres data på, og har dermed forbedret den overordnede effektivitet og service. AI har altså på mange måder styrket forretningen og gjort TN Værktøjsslibning til en endnu stærkere og mere brugbar leverandør for deres kunder.

Torben Nielsen fortæller også, at han i løbet af de næste par år ser uanede muligheder med AI. Derfor kommer han og Steen Rasmussen til sidst med et par gode råd til de virksomheder, der ønsker at give sig i kast med teknologien.

DI Produktion, DI Roskilde/Køge Bugt, ERP