Lav din beredskabsplan
Alle virksomheder har brug for en beredskabsplan i tilfælde af krise. Brug DI's skabelon for beredskab, så I er forberedt, hvis situationen kalder på noget ekstraordinært. Beredskabs-planen er udviklet i samarbejde med Beredskabsstyrelsen.
Med DI's beredskabsskabelon, bliver du taget igennem en tjekliste for beredskab: kriseledelse, krisestyringsorganisering, krisekommunikation, kontinuitetsplan mv.
Rammer krisen - et cyberangreb, en oversvømmelse, energimangel, forsyningskædebrud eller andre kritiske hændelser, er konsekvenserne størst og mest alvorlige for de organisationer, der ikke er forberedte, ifølge Beredskabsstyrelsen.
If you think resilience is expensive, then try emergency Ordsprog i sikkerhedsbranchen
Danmark og danske virksomheder står over for et meget alvorligt og et meget komplekst trusselsbillede. Sektionsleder Andreas Mejer fra Beredskabsstyrelsen tegner billedet op og giver sine bedste anbefalinger til krisestyring og beredskab til danske virksomheder.
Hvad er en beredskabsplan?
En beredskabsplan er et dokument, der beskriver, hvordan en virksomheds beredskab og krisestyring er sammensat, fungerer og aktiveres, hvis en krise rammer. Den kan også kaldes en plan for resiliens eller en plan for modstandsdygtighed.
Hvad gør I i tilfælde af f.eks. cyberangreb, hvis I bliver ramt af nedbrud på vand, strøm eller varme eller hvis I oplever sabotage? Hvornår skal I evakuere jeres medarbejdere og har I tjek på jeres krisestyring og krisekommunikation?
Formålet med planen er at være et praktisk værktøj, der bruges, når situationen kalder på noget ekstraordinært i forhold til ledelse, organisering, procedurer og fremgangsmåder. Planen sikrer at roller, opgaver og funktioner på forhånd er lagt fast, ligesom det er vigtigt at definere de forskellige aktiveringstrin og hvad der udløser dem.
Den generelle beredskabsplan bør suppleres med relevante delplaner og procedurer.
DI’s værktøjer kan hjælpe virksomheder med at danne en ramme for det samlede beredskab. Dette sikre sammenhæng, fra politik til delplaner Morten S. Jørgensen, Global Head of Security, Blue Water Shipping A/S
Tjekliste for din beredskabsplan
Formål og vedligehold
Når I udvikler jeres beredskabsplan skal I gøre jer planens formål klart. Desuden skal I gennemgå virksomhedens forudsætninger, retningslinjer for opdatering, hvordan I kan teste planens effekt, hvordan I evaluerer og med hvem og hvordan I deler planen.
Kriseledelse
Kriser kan opstå uventet og medføre, at virksomheden må træffe hurtige og vanskelige beslutninger på et usikkert vidensgrundlag. Derfor er det vigtigt, at I har en handlekraftig kriseledelse, som hurtigt kan danne et overblik over situationen og sætte klare strategiske mål, der kan navigere virksomheden sikkert igennem krisen.
Kriseledelsen skal være fortrolig med krisestyring, så den i størst muligt omfang kan minimere konsekvenserne af krisen.
Da krisestyring er et ledelsesansvar, består kriseledelsen oftest af øverste ledelse.
Krisestyringsorganisering
Kriser medfører omfattende ændringer i virksomhedens drift og kræver ændringer i prioriteter og opgaver, som ikke altid passer ind i virksomhedens normale rammer.
Det kan derfor være relevant at omstille til en krisestyringsorganisering med krisestab, støttefunktioner og basisfunktioner.
Koordinering af indsatser og ressourcer
Krisestyring kræver ofte koordinering af indsatser og ressourcer. Dette indebærer tæt samarbejde mellem virksomhedens krisestyringsteam og de daglige driftsenheder.
Ved at planlægge og forberede sig på forhånd, sikrer virksomheden, at indsatser og ressourcer koordineres hensigtsmæssigt for at minimere afbrydelser og sikre fortsat drift.
Krisekommunikation
Kriser kan skabe forvirring og utryghed blandt medarbejdere og samarbejdspartnere. Derudover kan eksterne parter, såsom medier, vise interesse og efterspørge information om situationen.
Virksomheden bør derfor have en plan for, hvordan de vil kommunikere internt såvel som ekstern, hvis krisen indtræffer.
Kontinuitetsplan - opretholdelse af drift og genopretning
Beredskabsplanen bør som minimum indeholde en oversigt over og kort beskrivelse af planerne for fortsat drift og genopretning under en krise og hvem der er hovedansvarlig for disse.
Q&A: Beredskabsplan for virksomheder
Hvad er en beredskabsplan, og hvorfor er den vigtig for virksomheder?
En beredskabsplan er et dokument, der beskriver, hvordan en virksomheds beredskab og krisestyring fungerer, samt hvordan planerne aktiveres, hvis en krise rammer. Planen fastlægger roller, opgaver, aktiveringstrin og procedurer, der sikrer, at virksomheden kan reagere hurtigt og effektivt i en nødsituation. Beredskabsplanen er et centralt værktøj til at minimere skader og genoprette driften hurtigt ved eksempelvis cyberangreb, oversvømmelse eller forsyningssvigt.
Hvordan udarbejder jeg en beredskabsplan for min virksomhed
Dansk Industri tilbyder en skabelon til beredskabsplan, der guider virksomheder gennem de vigtigste elementer, såsom kriseledelse, krisestyringsorganisering, krisekommunikation og kontinuitetsplaner. Det anbefales at klarlægge formålet med planen, fastlægge de organisatoriske forudsætninger, definere ansvarsområder og at opdatere og teste planen løbende.
Hvad skal en god beredskabsplan indeholde?
En god beredskabsplan bør indeholde:
- Formål og vedligehold
- Beskrivelse af kriseledelse og krisestyringsorganisering
- Retningslinjer for koordinering af indsatser og ressourcer
- Plan for krisekommunikation til både interne og eksterne parter
- Kontinuitetsplan for opretholdelse af drift og genopretning
Derudover bør planen suppleres med delplaner og procedurer, der er relevante for netop din virksomhed.
Er det et lovkrav at have en beredskabsplan i Danmark?
For visse virksomheder, særligt dem med samfundskritiske eller farlige funktioner, kan det være et lovkrav at have en beredskabsplan. DI anbefaler dog, at alle virksomheder, uanset branche, udarbejder en beredskabsplan som en del af god virksomhedsledelse.
Hvornår skal en beredskabsplan opdateres?
En beredskabsplan bør holdes opdateret løbende og minimum efter større organisatoriske eller samfundsmæssige ændringer. Det gælder f.eks. ændringer i personalet, nye it-systemer, væsentlige ændringer i produktionen eller ændrede risikoforhold i omverdenen.
Hvor finder jeg en skabelon til beredskabsplan?
Som medlem af DI kan du kan hente DI’s skabelon til beredskabsplan direkte fra DI’s hjemmeside, hvor du også finder en tjekliste, der hjælper dig sikkert igennem processen med at etablere beredskabsplanen. Du kan også udfylde beredskabsplanen digitalt og opbevare den sikkert i DI’s dokumenthåndteringssystem.
Skal min virksomhed have en evakueringsplan?
Ja, hvis virksomheden håndterer farlige stoffer eller har mange mennesker samlet på ét sted, er det ofte et lovkrav at have en evakueringsplan. Det anbefales som udgangspunkt at alle virksomheder inkluderer evakuering som en del af deres beredskabsplan.
