Lav din beredskabsplan
Alle virksomheder har brug for en beredskabsplan i tilfælde af krise. Brug DI's skabelon for beredskab, så I er forberedt, hvis situationen kalder på noget ekstraordinært. Beredskabsplanen er udviklet i samarbejde med Beredskabsstyrelsen.
Med DI's beredskabsskabelon, bliver du taget igennem en tjekliste for beredskab: kriseledelse, krisestyringsorganisering, krisekommunikation, kontinuitetsplan mv.
Hvad er en beredskabsplan?
En beredskabsplan er et dokument, der beskriver, hvordan en virksomheds beredskab og krisestyring er sammensat, fungerer og aktiveres, hvis en krise rammer.
Hvad gør I i tilfælde af f.eks. cyberangreb, hvis I bliver ramt af nedbrud på vand, strøm eller varme eller hvis I oplever sabotage? Hvornår skal I evakuere jeres medarbejdere og har I tjek på jeres krisestyring og krisekommunikation?
Formålet med planen er at være et praktisk værktøj, der bruges, når situationen kalder på noget ekstraordinært i forhold til ledelse, organisering, procedurer og fremgangsmåder. Planen sikrer at roller, opgaver og funktioner på forhånd er lagt fast, ligesom det er vigtigt at definere de forskellige aktiveringstrin og hvad der udløser dem.
Den generelle beredskabsplan bør suppleres med relevante delplaner og procedurer.
DI’s værktøjer kan hjælpe virksomheder med at danne en ramme for det samlede beredskab. Dette sikre sammenhæng, fra politik til delplaner Morten S. Jørgensen, Global Head of Security, Blue Water Shipping A/S
Tjekliste for din beredskabsplan
Formål og vedligehold
Når I udvikler jeres beredskabsplan skal I gøre jer planens formål klart. Desuden skal I gennemgå virksomhedens forudsætninger, retningslinjer for opdatering, hvordan I kan teste planens effekt, hvordan I evaluerer og med hvem og hvordan I deler planen.
Kriseledelse
Kriser kan opstå uventet og medføre, at virksomheden må træffe hurtige og vanskelige beslutninger på et usikkert vidensgrundlag. Derfor er det vigtigt, at I har en handlekraftig kriseledelse, som hurtigt kan danne et overblik over situationen og sætte klare strategiske mål, der kan navigere virksomheden sikkert igennem krisen.
Kriseledelsen skal være fortrolig med krisestyring, så den i størst muligt omfang kan minimere konsekvenserne af krisen.
Da krisestyring er et ledelsesansvar, består kriseledelsen oftest af øverste ledelse.
Krisestyringsorganisering
Kriser medfører omfattende ændringer i virksomhedens drift og kræver ændringer i prioriteter og opgaver, som ikke altid passer ind i virksomhedens normale rammer.
Det kan derfor være relevant at omstille til en krisestyringsorganisering med krisestab, støttefunktioner og basisfunktioner.
Koordinering af indsatser og ressourcer
Krisestyring kræver ofte koordinering af indsatser og ressourcer. Dette indebærer tæt samarbejde mellem virksomhedens krisestyringsteam og de daglige driftsenheder.
Ved at planlægge og forberede sig på forhånd, sikrer virksomheden, at indsatser og ressourcer koordineres hensigtsmæssigt for at minimere afbrydelser og sikre fortsat drift.
Krisekommunikation
Kriser kan skabe forvirring og utryghed blandt medarbejdere og samarbejdspartnere. Derudover kan eksterne parter, såsom medier, vise interesse og efterspørge information om situationen.
Virksomheden bør derfor have en plan for, hvordan de vil kommunikere internt såvel som ekstern, hvis krisen indtræffer.
Kontinuitetsplan - opretholdelse af drift og genopretning
Beredskabsplanen bør som minimum indeholde en oversigt over og kort beskrivelse af planerne for fortsat drift og genopretning under en krise og hvem der er hovedansvarlig for disse.
FAQ om beredskabsplaner
Hvorfor skal man have en beredskabsplan?
En beredskabsplan er vigtig for at sikre, at en virksomhed eller organisation kan reagere hurtigt og effektivt i tilfælde af en krise. Beredskabsplanen hjælper til at minimere skader og tab og genoprette driften.
Hvornår skal man have en beredskabsplan?
Enhver virksomhed eller organisation med ansvar for samfundskritiske funktioner bør have en beredskabsplan. I DI anbefaler vi alle virksomheder at gennemføre en sårbarhedsanalyse og oprette en beredskabsplan. Det er rettidig omhu.
Er en beredskabsplan et lovkrav?
I visse tilfælde er det et lovkrav at have en beredskabsplan, især for virksomheder, der håndterer farlige stoffer eller har kritiske funktioner. I DI anbefaler vi dog generelt at alle virksomheder har en beredskabsplan.
Hvad betyder beredskab?
Beredskab betyder at være forberedt og parat til at reagere hensigtsmæssigt, hvis en bestemt situation eller krise opstår.
Er en evakueringsplan lovpligtig?
Ja, i mange tilfælde er det et lovkrav at have en evakueringsplan, især for virksomheder og organisationer, der håndterer farlige stoffer eller har mange mennesker samlet på ét sted.
