Hvad betyder "if applicable" i ESG-rapportering? Guide til VS

Se eller gense vores webinar om den opdaterede Voluntary Standard:

Den frivillige rapporteringsstandard, tidligere kendt som VSME, har fået nyt navn. Hvor standarden tidligere hed VSME (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SME’s), hedder den nu blot VS (Voluntary Standard). Navneskiftet afspejler, at standarden nu ikke kun er målrettet små og mellemstore virksomheder, men alle virksomheder, der ikke er omfattet af EU’s CSRD.

Standarden anvender udtrykket ”if applicable”, som får betydning for, hvordan virksomheder kan arbejde med bæredygtighedsrapportering.

Det skal gøre det lettere for virksomheder at vurdere, hvilke oplysninger der er relevante for dem at rapportere, samt skabe en mere ensartet anvendelse af standarden.

Fra VSME til VS

VS kan anvendes af alle virksomheder, der ikke er omfattet af CSRD, men som alligevel ønsker eller forventes at rapportere om bæredygtighed. Standarden kan bruges af alt fra mindre SMV’er til større virksomheder, der ønsker eller forventes at rapportere om bæredygtighed.

Standarden kan blandt andet bruges af virksomheder, der:

• Modtager ESG-spørgsmål fra kunder eller større virksomheder i værdikæden.
• Skal dokumentere bæredygtighedsforhold over for banker eller investorer.
• Ønsker en struktureret tilgang til bæredygtighedsrapportering.
• Forbereder sig på fremtidige rapporteringskrav.

Opbygningen og indholdet af standarden er den samme som VSME. Den består fortsat af et basismodul og et udvidet modul. Det nye er, at EU-Kommissionen har tydeliggjort, hvilke oplysninger virksomheder skal rapportere, og hvilke oplysninger, der kun skal rapporteres under bestemte omstændigheder.

Læs om VS’en og hvordan du bruger basis- eller den udvidede-model her.

Sådan læser du oplysningskravene i VS

VS-standarden bygger på et oplysningshierarki, hvor ikke alle datapunkter har samme status. Nogle oplysninger er obligatoriske for alle virksomheder, mens andre kun skal rapporteres, hvis de er relevante for virksomhedens aktiviteter, produkter eller sektor. Derudover indeholder standarden frivillige oplysninger, som virksomheder kan vælge at inkludere for at give et mere nuanceret billede af deres bæredygtighedsarbejde.

For virksomheder, der arbejder med VS, er kategorien "nødvendige hvis gældende" særligt vigtig. Her skal virksomheden foretage en konkret vurdering af, om forholdet er relevant for forretningen. Hvis det er tilfældet, skal oplysningerne rapporteres. Hvis ikke, kan de udelades. Formålet er at gøre rapporteringen mere proportional og sikre, at virksomheder fokuserer på de oplysninger, der er mest relevante for deres aktiviteter og interessenter.

Hvad betyder "if applicable" i ESG-rapportering?

Et af de mest markante elementer i VS-standarden er kategorien ”necessary if applicable”. Det betyder, at nogle oplysninger kun skal rapporteres, hvis bestemte forhold gør sig gældende for virksomheden.

Eksempelvis kan et oplysningskrav være relevant:

• Hvis virksomheden opererer i en bestemt sektor
• Hvis virksomheden har et væsentligt vandforbrug
• Hvis virksomheden har aktiviteter i eller nær biodiversitetsfølsomme områder
• Hvis virksomheden har specifikke politikker eller målsætninger på et område

Hvis forholdet ikke gælder for virksomheden, skal oplysningen ikke rapporteres. Formålet er at gøre rapporteringen mere proportional og reducere unødvendig administration for virksomhederne.

"If applicable" er ikke det samme som væsentlighed

VS-standarden bygger ikke på den dobbelte væsentlighedsanalyse, som kendes fra CSRD. I stedet anvender standarden en mere direkte tilgang, hvor hvert oplysningskrav indeholder instruktioner om, hvornår det er relevant at rapportere.

Virksomheden skal derfor først vurdere, om et oplysningskrav er relevant ud fra de kriterier, der fremgår af standarden. ”If applicable” handler om, hvorvidt et oplysningskrav gælder for virksomheden, ikke om, hvor vigtigt emnet er.

Sådan bruger du "if applicable" i praksis

For virksomheder betyder den nye struktur at de aktivt skal tage stilling til, om et oplysningskrav er relevant for deres aktiviteter, produkter, værdikæder eller øvrige forhold. Standarden beskriver helt konkret for hvert enkelt oplysningskrav, hvornår og i hvilke situationer oplysningen skal gives - altså, hvornår den er "applicable". Vurderingen skal foretages for hvert enkelt datapunkt.

En praktisk tilgang kan være:

1. Gennemgå oplysningskravet
2. Læs kriterierne for, hvornår kravet er relevant
3. Vurder, om forholdet gælder for virksomheden
4. Hvis ja, rapportér oplysningen
5. Hvis nej, udelad oplysningen

Det kan være en fordel at dokumentere vurderingerne internt – også når et datapunkt ikke vurderes relevant. Det skaber et beslutningsgrundlag, som kan anvendes ved senere rapportering eller i dialogen med kunder, banker, investorer og andre interessenter.

Som udgangspunkt forventes det, at oplysninger, der ikke rapporteres, ikke er relevante for virksomheden. VS stiller derfor ikke krav om, at virksomheden særskilt forklarer, hvorfor et "if applicable"-datapunkt er udeladt.

Value chain cap: hvilke ESG-oplysninger kan dine kunder efterspørge?

VS er ikke kun en frivillig rapporteringsstandard. Den danner også grundlag for det såkaldte value chain cap, hvor VS fungerer som referencepunkt for de bæredygtighedsoplysninger, virksomheder omfattet af CSRD som udgangspunkt kan efterspørge fra virksomheder uden for CSRD til brug for deres egen rapportering. Det bemærkes dog, at virksomhederne udover oplysningerne i VS også kan efterspørge information, der er sædvanlig i branchen (såkaldte sektorspecifikke informationer).

Læs mere om value chain cap for leverandører her.