Guide: Undgå disse 6 fejl ved offentlige udbud
En udbudsproces er kompleks og har mange faldgruber. Simple, uskyldige fejl kan gøre, at dit tilbud ikke lever op til kriterierne. Eller du kan risikere at bruge meget tid på et offentligt udbud, som din virksomhed slet ikke er gearet til. Men ofte kan denne slags problematikker afklares hurtigt og nemt af kompetente juridiske eksperter.
Har du udfordringer og spørgsmål i forbindelse med offentlige udbud eller med at afgive tilbud på offentlige opgaver? Dansk Industri har indgået en aftale med en række advokatfirmaer og kan nu tilbyde 15 minutters gratis udbudsrådgivning til alle medlemmer af DI.
Men hvilke fejl kan virksomheder begå i en udbudsproces? Her er en liste over de seks mest almindelige fejl, som virksomheder ofte overser, men som en udbudsadvokat hurtigt fanger:
1. Taler I samme sprog?
En virksomhed kan tage det for givet, at ordregiver 'taler samme sprog' som virksomheden selv. Det skaber risiko for uklarheder, som både kan føre til dårligere bedømmelse og risiko for afvisning.
2. Har du lavet en lavpraktisk tjekliste?
Er der ikke lavet en lavpraktisk tjekliste over de afleveringskrav, som ordregiver har stillet, øges risikoen for fejl betydeligt. Det er virksomheden, der bærer risikoen for uklarheder i sit tilbud, og det kan ikke forventes, at ordregiveren vil stille opklarende spørgsmål. Tjeklisten kunne f.eks. lyde:
- Manglende underskrift
- Forkert dokumentformat
- Misforståelse af systematikken i tilbudslisten (f.eks. antal styk, der afgives tilbud på)
- Manglende indsendelse af efterspurgte dokumenter
- Manglende eller utilstrækkelig besvarelse af enkelte evalueringskrav mangler i serviceattest, som skyldes, at virksomheden ikke har krydset alle felter af ved anmodning om serviceattest fra Erhvervsstyrelsen
3. Henviser du til virksomhedens almindelige betingelser eller andre standardvilkår?
En virksomhed bør aldrig henvise til sine almindelige betingelser i tilbuddet, da der er en meget væsentlig risiko for, at det vil udgøre et forbehold ift. den udbudte kontrakt, hvilket kan medføre, at tilbuddet må afvises.
4. Er der fejl i referencer?
En anden typisk fejl er, at referencerne ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet eller at der er afgivet for mange referencer. Fejlen kan eksempelvis opstå hvis konsortiedeltagere/støttevirksomheder ikke er opmærksomme på, at et evt. maksimalt antal referencer gælder for ansøgerne tilsammen.
5. Har du udfyldt ESPD korrekt?
Dette er f.eks. særligt relevant, hvis din virksomhed skal gøre brug af støttende enheder for at opfylde udbudsmaterialets krav.
Hvis virksomhed A f.eks. har brug for at kunne påberåbe sig referencer fra virksomhed B for at opfylde kravene, skal A angive i sit ESPD, at A baserer sig på B, og B skal også selv udfylde og aflevere ESPD. Mange er ikke opmærksomme på dette, men sker det ikke, vil udbudsgiver være berettiget til at afvise A (og B) og dermed tilbuddet. Det gælder også, selvom fejlen kan virke lille eller formalistisk.
6. Har du lavet formuleringer i tilbuddet, der kan misforstås som forbehold?
Det sker tit, at virksomheder i deres tilbud skriver formuleringer, som fejlagtigt kan opfattes som forbehold over for det udbudte, dvs. afvigelser fra krav i udbudsmaterialet. Og mange gange sker det, uden at det har været hensigten fra virksomhedens side, men fordi en formulering er upræcis.
Ordregiver er som udgangspunkt berettiget til ikke at tage tilbud med forbehold i betragtning, uanset hvor lille betydning forbeholdet har (medmindre det er på bagatelniveau).
Du kan downloade en længere version af guiden her.
Noter
1 Listen over 6 typiske fejl er udarbejdet på baggrund af en surveyundersøgelse blandt medlemstilbuddets advokater.
Få 15 minutters gratis rådgivning
Den offentlige sektor køber hvert år ind for mere end 400 mia. kroner, og for mange virksomheder er det offentlige marked deres primære indtægtskilde. Derfor kan de offentlige udbud være livsnødvendige for virksomheder. Men den offentlige udbudsproces kan være både kompliceret og ressourcetung. Det kan vise sig at være altafgørende at have styr på en juridisk spidsfindighed. I sådan et tilfælde kan en kort samtale med en udbudsekspert måske vise sig at være udslagsgivende for, om din virksomhed vinder et offentligt udbud.
Medlemstilbuddet kan benyttes ved at tage direkte kontakt til en advokat på denne liste og henvise til medlemstilbuddet og medlemskab af DI. Tilbuddet gælder indenfor normal arbejdstid.
