Giver digitalisering og automatisering altid mening?

Direktøren hos YouWe, Klaus Andersen, har en klar tommelfingerregel: ”En IT-investering skal tjene sig selv hjem allerede efter 3-12 måneder - afhængigt af kompleksiteten, og aldrig mere end det”.

Dette rejser spørgsmålet: Hvilke områder er de rigtige at optimere og hvordan kommer man i gang?

Procesoptimering. Ordet alene kan fremkalde en søvndyssende effekt, men det behøver ikke være sådan. For koger man det ind til benet, handler det om ret så opkvikkende kommercielle resultater, og det er præcis dét som succesfulde virksomheder har til fælles. Forståelsen for at processer skal være skalérbare og gearet til vækst.

Alternativet er flaskehalse i form af tunge manuelle opgaver, store lønomkostninger og menneskelige fejl.

Procesoptimering er en faglig disciplin på niveau med at sparke frispark i fodbold. Du skal vide, hvad du sigter efter for at få optimalt udbytte. Og har du ikke trænet tilstrækkeligt, så overlad det til ham eller hende på dit hold, der har sparket den i kassen mange gange tidligere.

Alle processer kan optimeres. Ikke alle bør.

I enhver organisation er der massevis af arbejdsprocesser der kan forbedres og strømlines, for at opnå bedre resultater, øget effektivitet og lavere omkostninger. Men øvelsen er ikke at anerkende, at "processen nok godt kan optimeres". Nej, øvelsen er i højere grad, at identificere de ineffektive, unødvendige eller redundante trin i nogle processer og derfra finde ud af om det overhovedet er profitabelt at investere i at optimere den udvalgte proces.

Hvordan skal dét så gøres?

Det handler om at være tryg i, at sin potentielle investering betaler sig hjem igen. Hurtigt. Og mange gange. Men alt det er jo bare ord, hvis ikke det lynhurtigt bliver omsat til et konkret grundlag til at træffe beslutninger ud fra.

På et webinar afholdt af DI Handel fortalte Klaus Andersen fra YouWe lidt kækt, at beregningen til en start skal kunne laves på "bagsiden af en serviet". Og sådan kan man med fordel starte, blot for at få en fornemmelse for potentialet. Det må i langt de fleste tilfælde være sådan, at det samlede udbyttet skal give økonomisk mening.

I udgangspunktet bør man kigge på de processer, der indeholder mange gentagelser.
Det er her optimering eller decideret automatisering giver rigtig stor værdi, fordi det både minimerer manuelle fejl og frigiver ressourcer. I figuren nedenfor er et konkret eksempel på dét. Idéen er at komme hurtigt frem til en potentiel årlig besparelse i kroner og øre.
Når du kan dét, kan du - når du kender engangsinvesteringen - beregne tilbagebetalingstiden meget enkelt.

YouWe arbejder ud fra to simple regler:

1. Regulære procesoptimeringer skal tjene sig selv hjem på maksimalt 6 måneder.
2. Langsigtede IT-investeringer, eks. ved systemskifte og lign. skal være tilbagebetalt på maksimalt 12 måneder.