Sådan registrerer du arbejdstid fra 2024

Fire råd til at implementere de nye regler

Hovedbudskabet fra EY’s Partner og Head of Employment & Labor Law, Julie Gerdes, er: Kom i gang. Der venter dig som arbejdsgiver en massiv opgave.

1. Få styr på dit arbejdstidssystem

Du skal som arbejdsgiver indføre ”et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der dokumenterer den enkelte medarbejders daglige arbejdstid, så I overholder reglerne for hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid. Julie Gerdes anbefaler, at du gennemgår dine systemer til tidsregistrering i forhold til, om du skal investere i nye systemer eller blot tilføje nye funktioner til jeres nuværende system.  

2. Vurder, om du har selvtilrettelæggere

I lovforslaget foreslås det, at selvtilrettelæggere kan undtages fra kravet om registrering af den daglige arbejdstid, den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer samt reglerne for pauser og natarbejde. Visse rådgivere vil på grund af deres arbejdes karakter blive betegnet som selvtilrettelæggere.

Ifølge Julie Gerdes skal der en hel del til, før en medarbejder kan siges at være selvtilrettelægger. Bare fordi en medarbejder har ret til at arbejde hjemmefra, betyder det ikke i sig selv frihed til at bestemme, hvornår og hvordan arbejdet udføres. Ligeledes betyder deltagelse i obligatoriske møder og efteruddannelse ikke, at arbejdstiden som helhed er fastsat på forhånd. Det er en helhedsvurdering.

Julie Gerdes understreger, at du som arbejdsgiver skal lave en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder. Det er ikke tilstrækkeligt, at du inddeler medarbejderne i kategorier og herudfra bestemmer, at hele kategorier er selvtilrettelæggere.

Selvtilrettelæggerbegrebet skal på ansættelseskontrakten

Det skal stå i ansættelsesbeviset eller i et tillæg, at medarbejderen er selvtilrettelægger og derfor er undtaget fra registreringspligten samt hvile- og arbejdstidsreglerne. Fremgår dette ikke af ansættelsesbeviset, er medarbejderen omfattet af reglerne ligesom alle andre.

Julie Gerdes anbefaler, at du i samtlige ansættelsesbeviser, bortset fra selvtilrettelæggernes, indskærper, at medarbejderen har pligt til at registrere sin daglige arbejdstid i overensstemmelse med virksomhedens politik om arbejdstidsregistrering, og at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis det ikke overholdes.

3. Lav en politik om arbejdstidsregistrering

Julie Gerdes understreger, at du som arbejdsgiver skal lave en udførlig politik om arbejdstidsregistrering, der klart og tydeligt informerer dine medarbejdere om, hvad der er arbejdstid, og hvad der ikke er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan.

Der skal også stå i din politik, at du som arbejdsgiver overvåger og kontrollerer de registrerede data for at dokumentere, at reglerne overholdes, og at data er korrekte. Det sikrer, at medarbejderen ikke kommer i farezonen for at overskride reglerne.

Du skal altså kunne dokumentere, at du tager de nødvendige tiltag for, at medarbejderen kan overholde reglerne i arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven. Endelig skal medarbejderen og/eller dennes medarbejderrepræsentant informeres om den nye politik.  

4. Husk GDPR - ellers kan det blive dyrt

Ifølge Julie Gerdes er det helt afgørende, at du implementerer de nye regler i din organisations GDPR-processer, fortegnelser og dokumenter.

Hun fremhæver, at du skal informere dine medarbejdere på forhånd om, at du registrerer deres arbejdstid. Du skal konkret give nye privatlivsmeddelelser til medarbejderne om den nye registrering, opdatere GDPR-fortegnelsen, opdatere/lave databehandleraftaler, sikre dataprivacy by design, lave risikovurderinger og dokumentere, at de almindelige principper for lovlig behandling af personoplysninger er opfyldt.