DI Service Månedens medlem

Medlemsportræt: Gode it-systemer giver mere tid til børnene

Trygge Institutioner er en omsorgsvirksomhed, som i dag driver fem daginstitutioner i hovedstadsområdet. Missionen er at give personalet så meget tid til børnene som muligt – og at skabe et brand, som alle forældre kender og forbinder med høj kvalitet.

Det hele startede i 2010 med den lille pige Luna og hendes forældre Jacob og Mia Mezin Jessen. Luna manglede en institutionsplads, og da forældrene ringede til pladsanvisningen og klagede deres nød, fik de et spøgefuldt svar: Hvorfor laver I ikke bare jeres egen institution?

Forældrene er nemlig begge to pædagoger, og selv om kommentaren var ment som en spøg, satte den mange tanker i gang. Og tankerne blev til virksomheden Trygge Institutioner, fortæller Tue Roth, som i dag er bestyrelsesformand i virksomheden.

Som pædagoger havde Jacob og Mia masser af viden om, hvad der gør en daginstitution god for børn, forældre og personale. Men de vidste ikke helt så meget om, hvordan man etablerer og driver en virksomhed, så de kontaktede mig, som dengang var forretningsudvikler på DTU og havde startet flere tech-virksomheder op Tue Roth, Bestyrelsesformand, Trygge Institutioner

Han påtog sig opgaven med at opbygge den forretningsmæssige og administrative del af virksomheden, mens Jacob og Mia Mezin Jessen tog sig af pædagogikken og den daglige drift. Virksomhedens første institution åbnede i 2011 i en gammel patriciervilla på Østerbro og fik navnet Børnehuset Svanen.

Fyldt venteliste gav mod på mere

- Det var bare en lille institution med 26 pladser, men den blev en kæmpe succes og ventelisten var propfuld, så vi kunne hurtigt se, at der var basis for flere institutioner. Og i 2013 åbnede vi derfor Børnehuset Giraffen på Amager, fortæller Tue Roth.

Dengang havde Jacob og Mia Mezin Jessen selv deres daglige gang på gulvet i de to institutioner og kendte alle børn og forældre. Tue Roth drev den administrative del af Trygge Institutioner som et bijob, og sådan fortsatte han med at gøre i fire år, selv om han boede og arbejde en del af tiden i udlandet – bl.a. i Silicon Valley, USA, og sidenhen i New Delhi i Indien.

- Jeg havde aldrig forestillet mig, at Trygge Institutioner skulle blive min hovedbeskæftigelse. Men da jeg kom tilbage fra Indien i 2014, kunne vi se, at det var tid til at træffe en beslutning: Skulle vi lade det være, hvad det var – eller skulle vi klemme ballerne sammen og se, om det kunne blive til noget større?

Tue Roth og hans to kompagnoner besluttede at satse på det sidste.

Vejen fra gulvet til forretningsudvikling

Beslutningen om at ’klemme ballerne sammen’ betød både, at der blev sat skub på at udvide med nye institutioner, men det betød også starten på en professionalisering af hele virksomheden og en total ændring af de roller, som de hver især spillede i virksomheden.

- Jacob og Mia var vant til at arbejde på gulvet og blev på en måde opfattet som ’mor og far’ ude i institutionerne. Den rolle kunne de ikke blive ved med at spille, da vi udvidede med flere institutioner – og det behøvede de sådan set heller ikke, for vi ansatte dygtige ledere i institutionerne, som arbejder efter de samme principper og viderefører den kultur, vi har grundlagt, fortæller Tue Roth.

Alligevel var det en stor omstilling for alle, som krævede både tid og omtanke. Samtidig betød de øgede administrative byrder, at Tue Roth satte endnu flere kræfter ind på at udvikle it-systemer, som kunne gøre administrationen så enkelt som muligt. Både ude i institutionerne og for virksomhedsledelsen.

It giver flere varme hænder

Det pædagogiske grundprincip for alle virksomhedens institutioner har hele tiden været nærvær. Det betyder, at så meget tid som overhovedet muligt skal bruges på samvær med børnene – og i den sammenhæng har Tue Roths viden om teknologi haft stor betydning.

- Allerede mens jeg arbejdede i udlandet, var det vigtigt for os i ledelsen, at det administrative for så vidt muligt kunne køre automatisk. Det betyder, at de pædagogiske ledere i institutionerne kan bruge det meste af deres tid på gulvet – der hvor værdien bliver skabt – i samværet med børnene, forældrene og de øvrige ansatte, siger Tue Roth.

Al bogføring foregår derfor eksempelvis ved hjælp af en simpel app, hvor personalet blot kan tage et billede af et bilag med en smartphone og så vælge én ud af fire kategorier. Så er det klaret.

- Det betyder, at vores personale i praksis har meget mere tid med børnene, påpeger Tue Roth.

It-systemerne betyder også, at det er både enklere og mindre dyrt at starte en ny institution op, for alle systemerne kan nemlig genbruges. Og besparelserne på administrationen ryger direkte ud i institutionerne – for alt overskud er blevet geninvesteret i virksomheden. Ledelsen har desuden valgt at holde forældrebetalingen relativt tæt på det kommunale niveau, selv om mange forældre er villige til at betale betydeligt mere.

Trygge Institutioner som brand

Ventelisterne til en plads i en af virksomhedens i dag fem institutioner er i dag så lange, at ledelsen teoretisk set kunne starte en ny institution op ca. hver tredje måned. Men i praksis er situationen naturligvis en anden.

Hvis vi udvider for hurtigt, risikerer vi at skabe utryghed blandt forældre og personale i de institutioner, vi allerede har. Når man har med omsorg at gøre, betyder stabilitet og tillid rigtig meget Tue Roth

Derfor udvikler de kun virksomheden i en takt, som gør, at der hele tiden er overskud til at følge udviklingen på alle matrikler nøje. Derudover er det også en stor udfordring at finde nye egnede placeringer til at opbygge nye institutioner.

- Det er svært at finde egnede steder – især inden for Københavns Kommune. Og vi er selvfølgelig også i konkurrence med kommunerne selv om de samme steder, fortæller Tue Roth.

Trygge Institutioner har alligevel – hindringerne til trods – nye planer i støbeskeen for de kommende år. Men missionen er først og fremmest at sikre kvaliteten i de eksisterende institutioner og en tydelig plads i forældrenes bevidsthed.

- Hvis man ser på daginstitutionsområdet som et marked, er det lidt som en stor, grå masse. Det er faktisk kun Rudolf Steiner-institutionerne, der som gruppe stikker ud med en helt klar profil. Vi vil gerne fremstå som ’det tredje alternativ’ til ’den grå masse’ og Steiner-institutionerne, så forældrene overvejer en ’Trygge Institution’ ud fra en klar opfattelse af, hvad vi står for, slutter Tue Roth.

Fakta

Trygge Institutioner er en omsorgsvirksomhed, der blev grundlagt i 2010.

Virksomheden driver i dag fire private, integrerede institutioner og en naturbørnehave.

Institutionerne har tilsammen plads til ca. 270 børn.

Læs meget mere på www.trygge.dk 

Skrevet af:

Lotte Malene Ruby