26.09.18 DI Business Blog

Blog: Nemt at undgå spild af millioner i udbud

Branchedirektør Henriette Søltoft, DI Rådgiverne, blogger om ressourcespildet i de offentlige indkøb af rådgiverydelser - der nemt kunne undgås.

videKonkurrence- og Forbrugerstyrelsen har sammen med erhvervsorganisationer og offentlige organisationer iværksat kampagnen ”Bedre udbud med færre omkostninger”. Kampagnen skal inspirere til lavere omkostninger i udbud med gode råd, videoer og cases.

For rådgivervirksomheder er dét på høje tid. Der bliver hver dag spildt tusindvis af kroner på for meget administrativt bøvl, når det offentlige køber kommunikationskampagner, miljøundersøgelser, effektiviseringsanalyser eller arkitektydelser.

Det sker, fordi offentlige indkøbere enten beder mange om at aflevere et tilbud eller stiller store krav til det materiale, de skal levere.

Et eksempel fra foråret er en statslig styrelse, der udbyder en kommunikationskampagne til 150.000 kr:

Fem leverandører på en rammeaftale bliver indbudt i et miniudbud. Der er store krav til tilbuddet, blandt andet en strategi med budskaber, kanaler, mockups af leverancer, effektmål osv. Samlet skal tilbudsgiverne bruge flere penge på tilbud end opgavens pris – og inden, der er fundet en vinder til opgaven. Dertil kommer, at leverandørerne allerede har brugt ressourcer til at komme på rammeaftalen, og at indkøbers udgifter også bør medregnes.

Denne udbudspraksis har flere konsekvenser.

Rådgivervirksomheder spilder millioner af kroner på at udforme tilbud. En forskningsrapport fra sidste år viste, at rådgivervirksomheder i gennemsnit har udgifter der svarer til 45 procent af en opgaves kontraktsum alene til tilbuddet. Virksomhederne har ikke andre muligheder end at lade udgifterne afspejles i priserne. Derfor står skatteyderne i sidste ende med regningen.

Samtidig går det ud over konkurrencen.

En analyse af DI Rådgiverne fra foråret viste, at 85 procent af rådgivervirksomhederne ofte eller nogen gange helt undlader at byde på grund af forventede høje omkostninger til at udarbejde tilbud. Det er en stigning på 5 procentpoint i forhold til for to år siden.

Men det er ikke det hele. Der er også ressourcespild hos de offentlige indkøbere selv. Når de beder mange om at aflevere et tilbud, og når de stiller store krav til tilbuddene, så er der også mere end nødvendigt meget materiale, de skal evaluere.

Dét der især ærgrer mig er, at det sker, selvom det er nemt at ændre:

  • Overvej altid begrænset udbud frem for åbne offentlige udbud, hvor alle skal aflevere alt fra starten
  • Stil ikke for detaljerede krav eller krav om, at opgaven skal løses allerede i tilbuddet. Hvis det er nødvendigt, så begræns kravene mest muligt
  • Brug udbudslovens muligheder ved enkle køb af mindre opgaver under EU’s tærskelværdier, for eksempel færre tilbud

Vi håber, den nye kampagne ændrer på udbudspraksis i det offentlige. I DI Rådgiverne vil vi i hvert fald gøre vores til, at de gode råd kommer ud og leve i dialog med indkøberne.

Henriette Søltoft

Branchedirektør

  • Direkte +45 3377 3654
  • Mobil +45 2088 3919
  • E-mail hes@di.dk
Relateret