Foto: Adam Mørk
08.06.22 Vi rådgiver dig Nyheder

LEGO: Sådan skaber du en succesfuld og kreativ hybrid arbejdsplads

Fremtidens måde at arbejde på tager form hos LEGO Koncernen. Vejen dertil er involvering af medarbejderne, en hybrid arbejdsform og en helt anden måde at indrette ”kontoret” på, så samarbejde og kreativitet er i fokus.

Hvad har I lært under jeres hjemmearbejdsperiode, og hvordan vil I gerne arbejde fremover? Dét var spørgsmålene, der udløste en forandring i LEGO Koncernens måde at arbejde på og derfor også skulle afspejles i indretningen af arbejdspladsen i det nye LEGO Campus.

-Vores kolleger så en stor værdi i fleksibiliteten i perioden med hjemmearbejde. Det blev også tydeligt, at der er forskellige behov blandt vores kolleger. Ligesom forskellige opgaver bliver løst bedre i én kontekst end en anden. Mange af vores kolleger svarede f.eks., at koordinerende teamopgaver og fokusarbejde egner sig godt til at blive løst hjemmefra eller fra et sted med ro. Det, hovedparten af vores kolleger ønsker på den fysiske arbejdsplads, er at samarbejde, at lære sammen, tjekke ind formelt og uformelt, blive inspireret og føle, at de er en del af en virksomhed og ikke bare en ”hvilken som helst virksomhed”, men at det er LEGO Koncernen, fortæller Anne Sofie Fedders, der er Head of LEGO Way of Working.

LEGO Koncernen var allerede i gang med byggeriet af det nye LEGO Campus, men indretningen blev gentænkt, så den spillede sammen med den nye viden om medarbejdernes ønsker og en mere hybrid arbejdsform. En fleksibel hybrid arbejdsform der hedder ”Best of Both” – det bedste fra begge verdener: Arbejdet hjemme og fra kontoret – introducerer en ny måde at arbejde på.

Best of Both

LEGO Koncernen har i 2021 introduceret en fleksibel hybrid arbejdsform, der tilbyder medarbejderne at arbejde tre dage på kontoret og to dage hjemmefra, såfremt arbejdsopgaverne tillader det. LEGO Koncernen har desuden vendt rundt på indretningen af arbejdspladsen, så den primært understøtter samarbejde og socialt samvær i deres nye LEGO Campus. Der er mange forskellige arbejdsområder, og medarbejderne arbejder aktivitetsbaseret, hvor de flytter sig rundt afhængig af opgaven Best of Both handler både om indretning, måden at arbejde på og ledelsen heraf. 

Ud med storrumskontoret og ind med fleksible arbejdsformer

I det nye LEGO Campus er der mange forskellige arbejdsområder, som matcher forskellige medarbejderes behov og typer af opgaver.

-Vi går fra at have vores eget skrivebord, hvor næsten alle opgaver blev udført, til at have forskellige arbejdsområder, hvor medarbejderne skal flytte sig rundt afhængig af opgaven, deres humør eller individuelle behov. Nu har vi stillezoner, fordybelsespladser, kreative rum til udviklingsopgaver og masser af coffee spots til mindre møder og samtaler med kolleger.

Anne Sofie fortæller, at LEGO Koncernen også har indført en ny hybrid arbejdsform globalt med tre dage på kontoret og med mulighed for at arbejde hjemme to dage om ugen, såfremt arbejdsopgaverne tillader det.

At medarbejderne flytter sig rundt mellem forskellige arbejdsområder afhængig af opgaven, kalder LEGO Koncernen for den aktivitetsbaserede tilgang. Det er en arbejdsform, som er indført flere steder før pandemien, og som er mere udviklet i indretningen af det nye LEGO Campus. Med den hybride model kan hjemmearbejdspladsen også være en del af valget af arbejdssted. Det skubber til måden at arbejde på.

-Det er lidt af en forandringsrejse. Mange af os har en særlig opfattelse af, hvad det vil sige at gå på arbejde, som vi har været vant til i mange år. Der er  forskel på et åbent kontorlandskab med eget skrivebord og så en aktivitetsbaseret tilgang. Du skal opgive dit private skrivebord, men til gengæld får du mange forskellige arbejdsområder at vælge i mellem. Det skal man lige lande i og finde ud af, hvilken rolle kontoret kan spille for dig og i den hybride arbejdsform, siger Anne Sofie. 

LEGO Koncernen oplevede forskellige reaktioner på det nye aktivitetsbaserede arbejde blandt medarbejderne, men som tiden går, bliver det lettere og lettere at implementere, fordi lederne også opnår større erfaring med ledelsen af forandringen. 

Læs også: LEGO dropper storrumskontoret til fordel for fleksibilitet og kreativitet

Dialog skaber forandring

Et vigtigt værktøj i udrulningen af ”Best of Both” er dialogiske rum. Lederne har dialog med medarbejderne om de individuelle muligheder og samspil med helheden. De har dialog med team eller afdeling om forandringens betydning for lige netop deres afdeling og arbejdsopgaver. Hvordan nye arbejdsformer kan gavne teamet og den enkelte. De laver aftaler med kolleger og teams om, hvordan de nye arbejdsformer bedst støtter det, de skal lykkedes med sammen og hver for sig. F.eks. hvilke opgaver teamet skal mødes om fysisk på kontoret, om de skal have en fast dag, hvor alle er på kontoret og har mulighed for at spise frokost sammen, hvordan med teammøder, mærkedage etc.

 

Anne Sofie Fedders
Folk savner det sociale liv på kontoret, men ønsker også individuel frihed. Anne Sofie Fedders

 

Løbende samler lederne op på erfaringer og input fra deres team og justerer undervejs. Lederne har ansvaret for at introducere, vejlede og supportere medarbejderne, så de føler sig klædt på til at træde ind i forandringen.

Centralt i indretningen af det nye LEGO Campus er de mange arbejdsområder til samarbejde, kreativ udvikling og til at mødes socialt. Med en arbejdsuge fordelt mellem hjemmet og kontoret er det væsentligt at afsøge, hvilke opgaver og begivenheder kontoret skal facilitere bedst – og dette skal reflekteres i indretningen – men indretningen gør det ikke alene. Adfærden skal i høj grad følge med. Det har været vigtigt for ledere og forandringsagenter hele tiden at fortælle om mulighederne i den nye indretning og prøve det af til forskellige opgaver.

Det sociale liv kommer ikke af sig selv

-At møde fysisk ind på kontoret kan hurtigt komme til at handle om, hvad det kan give den enkelte. Men i en hybrid arbejdsform er det vigtigt, at når man kommer ind på kontoret, er det ikke kun for at opfylde sit eget sociale behov. Det er også fordi, andre har brug for at kunne tilgå en, forklarer Anne Sofie.

-Det er faktisk lidt af et paradoks: Folk savner det sociale liv på kontoret, men ønsker også individuel frihed. Det sociale liv (kommer ikke bare af sig selv), det er noget, man skaber, og derfor bliver man også nødt til selv at være en del af det.

Kontorets opgave er at styrke fællesskabsfølelsen og samarbejdet blandt LEGO Koncernens medarbejdere, og derfor er det væsentligt, at den fysiske arbejdsplads kan imødekomme de behov.

-Det handler ikke om kun at være dit (eget) bedste på arbejdspladsen. Det handler faktisk også om, hvordan du bliver den bedste kollega. Vi har et ansvar for kollektivet. Derfor er det vigtigt med dialog og aftaler i teamet om, hvordan de skal arbejde, fortæller Anne Sofie. 

Foto: Adam Mørk

Et par gode råd

Det er vigtigt at have sit datagrundlag i orden. Hvad vil lederen have, hvad vil medarbejderne, hvad kan lade sig gøre, hvor meget bruger vi skrivebordene, hvad giver et godt arbejdsmiljø, mv? Der er mange holdninger til, hvordan vi skal arbejde. Data giver nogle mere klare billeder på, hvorfor nogle valg er bedre end andre. Og så er det vigtigt hele tiden at fortælle om de mange nye muligheder, der er i måden at arbejde på, så det bliver synligt, og medarbejderne stille og roligt får prøvet de nye arbejdsformer af. 

I dag arbejder 55 pct. af kontormedarbejderne globalt ud fra den aktivitetsbaserede tilgang. Medarbejderne bruger de sociale og samarbejdende rum meget i LEGO Campus - det er allerede blevet en del af hverdagen. 

Det har LEGO koncernen gjort

Samle viden og data
Indsamlet viden bl.a. fra eksterne benchmarks, interviews, mindre surveys og data om brug af faciliteter.

Involvering af medarbejderne
LEGO Koncernen involverede medarbejderne og spurgte ind til deres erfaringer med hjemmearbejde, deres forskellige behov samt deres ønsker til fremtidens arbejdsplads.

Den hybride arbejdsform
Den hybride arbejdsform er udrullet globalt, og giver medarbejderne muligheden for to dages hjemmearbejde om ugen, hvis det giver mening for ugens arbejdsopgaver og deres rolle generelt.

Skab dialog og forventningsafstem
Lederne indgår i dialog med de enkelte medarbejdere om både individuelle muligheder og sammenhæng til helheden. Teamet har en dialog om, hvordan det bedst kan fungere specifikt for deres team. Teamet aftaler, hvilke arbejdsopgaver der bedst løses på kontoret.

Fokus på det gode kollegaskab på den hybride arbejdsplads
Medarbejderne har et kollektivt ansvar for at skabe og indgå i fællesskabet. En god kollega tager hensyn til egne behov, teamets behov og organisationens behov.

Aktivitetsbaseret tilgang
LEGO Koncernen arbejder med et fleksibelt arbejdsmiljø med mange forskellige arbejdsområder, der skal understøtte forskellige typer af arbejdsopgaver og medarbejdernes forskellige behov for trivsel. Der er bl.a. fokusområder, et sted til fortrolige samtaler, et kreativt område og et samarbejdsområde. Medarbejdere vælger det fysiske miljø, der bedst kan understøtte opgaven.

Planlæg dagens arbejdsplads
Medarbejderne i LEGO Koncernen skal være bevidste om, hvilke arbejdsopgaver de udfører fra hjemmearbejdspladsen og fra det fysiske kontor. Individuelle eller koordinerende opgaver løses bedst hjemmefra, mens team check-ins, strategiske workshops, kreative workshops, onboarding og sociale arrangementer løses bedst på det fysiske kontor. Nogle medarbejdere ønsker udelukkende at arbejde fra kontoret og planlægger dagens arbejdsplads i de forskellige arbejdsområder.

Mini APV
Medarbejderne skal alle foretage en arbejdspladsvurdering, hvis de ønsker at arbejde hjemmefra mere end én dag om ugen. Her bliver de spurgt ind til ergonomi, mental trivsel og digitale værktøj, der kan understøtte den gode arbejdsdag. 

Globalt > < lokalt
Den hybride arbejdsform er vedtaget globalt i LEGO Koncernen, men det er op til de lokale teams og medarbejdere at tilpasse denne til den lokale lovgivning samt de enkelte teams og afdelinger.

Christine Secher

Christine Secher

Fagleder, tværgående projekter og kommunikation, Future of Work

  • Direkte +45 3377 4769
  • Mobil +45 2976 2320
  • E-mail chse@di.dk

Relateret indhold

Brug for rådgivning?

Skriv til vores eksperter