Hvad har I lært under jeres hjemmearbejdsperiode, og hvordan vil I gerne arbejde fremover? Dét var spørgsmålene, der udløste en forandring i LEGO Koncernens måde at arbejde på og derfor også skulle afspejles i indretningen af arbejdspladsen i det nye LEGO Campus.

-Vores kolleger så en stor værdi i fleksibiliteten i perioden med hjemmearbejde. Det blev også tydeligt, at der er forskellige behov blandt vores kolleger. Ligesom forskellige opgaver bliver løst bedre i én kontekst end en anden. Mange af vores kolleger svarede f.eks., at koordinerende teamopgaver og fokusarbejde egner sig godt til at blive løst hjemmefra eller fra et sted med ro. Det, hovedparten af vores kolleger ønsker på den fysiske arbejdsplads, er at samarbejde, at lære sammen, tjekke ind formelt og uformelt, blive inspireret og føle, at de er en del af en virksomhed og ikke bare en ”hvilken som helst virksomhed”, men at det er LEGO Koncernen, fortæller Anne Sofie Fedders, der er Head of LEGO Way of Working.

LEGO Koncernen var allerede i gang med byggeriet af det nye LEGO Campus, men indretningen blev gentænkt, så den spillede sammen med den nye viden om medarbejdernes ønsker og en mere hybrid arbejdsform. En fleksibel hybrid arbejdsform der hedder ”Best of Both” – det bedste fra begge verdener: Arbejdet hjemme og fra kontoret – introducerer en ny måde at arbejde på.

Ud med storrumskontoret og ind med fleksible arbejdsformer

I det nye LEGO Campus er der mange forskellige arbejdsområder, som matcher forskellige medarbejderes behov og typer af opgaver.

-Vi går fra at have vores eget skrivebord, hvor næsten alle opgaver blev udført, til at have forskellige arbejdsområder, hvor medarbejderne skal flytte sig rundt afhængig af opgaven, deres humør eller individuelle behov. Nu har vi stillezoner, fordybelsespladser, kreative rum til udviklingsopgaver og masser af coffee spots til mindre møder og samtaler med kolleger.

Anne Sofie fortæller, at LEGO Koncernen også har indført en ny hybrid arbejdsform globalt med tre dage på kontoret og med mulighed for at arbejde hjemme to dage om ugen, såfremt arbejdsopgaverne tillader det.

At medarbejderne flytter sig rundt mellem forskellige arbejdsområder afhængig af opgaven, kalder LEGO Koncernen for den aktivitetsbaserede tilgang. Det er en arbejdsform, som er indført flere steder før pandemien, og som er mere udviklet i indretningen af det nye LEGO Campus. Med den hybride model kan hjemmearbejdspladsen også være en del af valget af arbejdssted. Det skubber til måden at arbejde på.

-Det er lidt af en forandringsrejse. Mange af os har en særlig opfattelse af, hvad det vil sige at gå på arbejde, som vi har været vant til i mange år. Der er  forskel på et åbent kontorlandskab med eget skrivebord og så en aktivitetsbaseret tilgang. Du skal opgive dit private skrivebord, men til gengæld får du mange forskellige arbejdsområder at vælge i mellem. Det skal man lige lande i og finde ud af, hvilken rolle kontoret kan spille for dig og i den hybride arbejdsform, siger Anne Sofie. 

LEGO Koncernen oplevede forskellige reaktioner på det nye aktivitetsbaserede arbejde blandt medarbejderne, men som tiden går, bliver det lettere og lettere at implementere, fordi lederne også opnår større erfaring med ledelsen af forandringen. 

Læs også: LEGO dropper storrumskontoret til fordel for fleksibilitet og kreativitet

Dialog skaber forandring

Et vigtigt værktøj i udrulningen af ”Best of Both” er dialogiske rum. Lederne har dialog med medarbejderne om de individuelle muligheder og samspil med helheden. De har dialog med team eller afdeling om forandringens betydning for lige netop deres afdeling og arbejdsopgaver. Hvordan nye arbejdsformer kan gavne teamet og den enkelte. De laver aftaler med kolleger og teams om, hvordan de nye arbejdsformer bedst støtter det, de skal lykkedes med sammen og hver for sig. F.eks. hvilke opgaver teamet skal mødes om fysisk på kontoret, om de skal have en fast dag, hvor alle er på kontoret og har mulighed for at spise frokost sammen, hvordan med teammøder, mærkedage etc.

Løbende samler lederne op på erfaringer og input fra deres team og justerer undervejs. Lederne har ansvaret for at introducere, vejlede og supportere medarbejderne, så de føler sig klædt på til at træde ind i forandringen.

Centralt i indretningen af det nye LEGO Campus er de mange arbejdsområder til samarbejde, kreativ udvikling og til at mødes socialt. Med en arbejdsuge fordelt mellem hjemmet og kontoret er det væsentligt at afsøge, hvilke opgaver og begivenheder kontoret skal facilitere bedst – og dette skal reflekteres i indretningen – men indretningen gør det ikke alene. Adfærden skal i høj grad følge med. Det har været vigtigt for ledere og forandringsagenter hele tiden at fortælle om mulighederne i den nye indretning og prøve det af til forskellige opgaver.

Det sociale liv kommer ikke af sig selv

-At møde fysisk ind på kontoret kan hurtigt komme til at handle om, hvad det kan give den enkelte. Men i en hybrid arbejdsform er det vigtigt, at når man kommer ind på kontoret, er det ikke kun for at opfylde sit eget sociale behov. Det er også fordi, andre har brug for at kunne tilgå en, forklarer Anne Sofie.

-Det er faktisk lidt af et paradoks: Folk savner det sociale liv på kontoret, men ønsker også individuel frihed. Det sociale liv (kommer ikke bare af sig selv), det er noget, man skaber, og derfor bliver man også nødt til selv at være en del af det.

Kontorets opgave er at styrke fællesskabsfølelsen og samarbejdet blandt LEGO Koncernens medarbejdere, og derfor er det væsentligt, at den fysiske arbejdsplads kan imødekomme de behov.

-Det handler ikke om kun at være dit (eget) bedste på arbejdspladsen. Det handler faktisk også om, hvordan du bliver den bedste kollega. Vi har et ansvar for kollektivet. Derfor er det vigtigt med dialog og aftaler i teamet om, hvordan de skal arbejde, fortæller Anne Sofie. 

Et par gode råd

Det er vigtigt at have sit datagrundlag i orden. Hvad vil lederen have, hvad vil medarbejderne, hvad kan lade sig gøre, hvor meget bruger vi skrivebordene, hvad giver et godt arbejdsmiljø, mv? Der er mange holdninger til, hvordan vi skal arbejde. Data giver nogle mere klare billeder på, hvorfor nogle valg er bedre end andre. Og så er det vigtigt hele tiden at fortælle om de mange nye muligheder, der er i måden at arbejde på, så det bliver synligt, og medarbejderne stille og roligt får prøvet de nye arbejdsformer af. 

I dag arbejder 55 pct. af kontormedarbejderne globalt ud fra den aktivitetsbaserede tilgang. Medarbejderne bruger de sociale og samarbejdende rum meget i LEGO Campus - det er allerede blevet en del af hverdagen.