14.09.20 DI Service Nyheder

Udbud med forhandling giver en bedre løsning for begge parter

Gennem udbud med forhandling giver et nyt samarbejde mellem Herning Kommune og DFD plads til en mere bæredygtig løsning – til gavn for både miljø og økonomi.

Omkring 1.400 medarbejdere i Herning Kommunes afdeling ”Sundhed & Ældre” skal snart have nyt arbejdstøj. Kommunen har nemlig takket ja til et tilbud fra DFD om levering af vask og leje af beklædning.

Udbudskonsulent Betina Kruse fra Herning Kommune forklarer baggrunden for at vælge udbud med forhandling:

”I Herning Kommune var vi af den opfattelse, at ca. 1.400 medarbejders dagligdag ikke måtte sættes over styr i forbindelse med, at vi skulle have en ny aftale om vask og leje af arbejdstøj. De medarbejdere, som dagligt yder stor service for en masse borgere i vores kommune, måtte ikke se sig fanget i en ny aftale om arbejdstøj, som ikke var det bedste, vi kunne frembringe. Derfor valgte vi en mere fleksibel udbudsproces – nemlig udbud med forhandling, der ikke fastlåste os i samme grad, som et traditionelt EU-udbud ville gøre. Dialogen i forhandlingsprocessen muliggjorde, at både udbudsmateriale og tilbud blev finpudset, så vi i sidste ende stod med det bedst mulige tilbud.”

Løbende dialog forbedrer samarbejdet

Adgangen til fleksible udbud blev med udbudsloven i 2016 udvidet, og hensigten var bl.a. at løfte kvaliteten i udbuddene gennem øget mulighed for dialog. Markedschef i DFD, Lars Vincent Wartou, ser også nogle klare fordele i de fleksible udbudsformer:

"Hos DFD ser vi udbud med forhandling som en stor fordel for både ordregiver og tilbudsgiver, da en løbende dialog giver væsentlig bedre betingelser for at skabe en løsning, som imødekommer ordregivers specifikke behov samtidig med, at der opnås en økonomisk bæredygtig løsning”.

Tilbudsgiver kan justere sit tilbud undervejs i udbud med forhandling, og det betyder, at det er nemmere at afstemme behov og ønsker med de reelle muligheder. Lars fortæller videre:

”Der er en stigende tendens til fleksible udbudsformer i vores marked, og jeg er overbevist om, at de kommuner, som har gennemført udbud med forhandling, får og har en bedre løsning, fordi den baserer sig på en gensidig forståelse. Udbuddet fra Herning Kommune var derudover både veldisponeret og gennemtænkt, og det betyder, at vi som tilbudsgiver kan bruge vores tid og energi på at lave et gennemarbejdet og konkret tilbud."

Konkrete tiltag, der gavner miljøet

I udbuddet vægtede Herning Kommune en cirkulær løsning højt, herunder bl.a. at brugbare ressourcer ikke går til spilde, og at arbejdsbeklædningen har en lang holdbarhed. Dette vil DFD imødekomme gennem konkrete tiltag på både strategisk og operationelt niveau.

I kontraktens løbetid vil DFD inddrage Herning Kommunes medarbejdere i forhold til at opnå en ønskelig brugeradfærd, der sikrer, at tøjet holder længere. Samtidig vil et tæt samarbejde mellem DFD og kommunens beklædnings- og kontraktansvarlige i det daglige arbejde fokusere på ressource- og kontraktstyring til gavn for både økonomi og miljø.

Første levering af beklædning til Herning Kommune sker i september 2021, og det er kundechef Christina Phillipsen, der har ansvaret for opstarten af det nye samarbejde:

"Vi ser meget frem til samarbejdet med Herning Kommune på alle områder. Især glæder vi os til at se, hvordan vi sammen kan skabe mere opmærksomhed omkring bæredygtighed i en vaske-leje løsning og forhåbentlig undervejs få nye ideer til løsninger, der sætter en positivt aftryk på klima og miljø."