Hvis man vælger at flytte en velkendt fysisk begivenhed over i den virtuelle verden, skal man være meget bevidst om, hvad man vil have ud af begivenheden, og hvad der fungerer på nettet.

Den lære udnyttede virksomheden Milestone Systems, der udvikler videomanagement-software, med stor succes, da man tidligere i år på grund af Corona måtte flytte den årlige konference for kunder og samarbejdspartnere ind i et virtuelt univers.

MIPS-konferencen er med chief sales and marketing officer Kenneth Hune Petersens ord ’en institution i security-industrien’, en event som afholdes på lokationer som Las Vegas og Dubai over to en halv dag, og som mange ledere i branchen prioriterer og ser frem til. Derfor var det også afgørende, at når man flyttede den ind i en virtuel verden, måtte det ikke skade MIPS-brandet.

– Vi erkendte tidligt, at det er umuligt replikere en ‘face to face-event’ og opnå de ting, som vi normalt gør. Når vi mødes, kan man netværke i pauserne og snakke om, hvordan det går derhjemme. Det kan du ikke ved en virtuel event, men så kan du til gengæld så meget andet, siger Kenneth Hune Petersen.

Læs også: Hvordan udvikler og afholder du online events? Webinar 8. juni

Mere underholdende end normalt

Derfor lavede Milestone i den indledende fase en liste over, hvad der var vigtigt at få ud af begivenheden. Samtidig besluttede man meget tidligt i processen, at det ikke ville være muligt at fastholde folks opmærksomhed lige så længe som ved en fysisk event, og som konsekvens heraf måtte programmet være meget komprimeret. Med inspiration fra de verdenskendte ‘TED Talks’ skar man alle præsentationerne ned og besluttede, at hvert indslag højst måtte være 28 minutter, og så var programmet på første dag kun på to en halv time.

– Vi arbejdede meget bevidst med, at vores indslag virkelig skulle være underholdende og ’capture people’. Vi skulle gøre dem endnu mere underholdende end normalt, det skulle være som en tv-produktion med lækre film og wow-faktor. Det kom bag på os, at det var så tidskrævende og intenst at producere, men fordelen er, at du ved præcis, hvad der kommer ud, siger Kenneth Hune Petersen.

Derfor blev der afsat en del ressourcer til at få de helt rigtige folk ind til at producere indholdet. Tv-værten Ulla Essendrop fik opgaven som konferencier, og der var et professionelt eventbureau hyret ind til opgaverne. Selv pauserne blev fyldt ud med spændende indslag:

– Vi lavede to præsentationer ad gangen, og så var der frikvarter. Og i pausen skete der også noget ud over, at der var reklamer fra vores partnere. Sangerinden Ida Corr optrådte live, og der var en tegner, som fangede stemningen og lagde illustrationerne ud undervejs, siger Kenneth Hune Petersen.

Førstedagen var fælles for alle deltagere, og andendagen var delt op, så folk kunne deltage i forskellige præsentationer og selv sammensætte deres programmet alt efter, om man eksempelvis var interesseret i overvågning i lufthavne eller i byrummet og lignende.

Læs også: Coronapas får dansk erhvervsliv på vingerne igen

Kontant afregning

Mens en fysisk begivenhed normalt gøres op i efterfølgende leads, så var der kontant afregning under den virtuelle event, fordi man hele tiden kan se, hvor mange, der er logget på og følger med. Og når 96 procent af deltagere valgte at blive hængende, kunne Milestone Systems med stor tilfredshed se tilbage på deres første virtuelle event.

Oven i købet har konferencen haft et langt efterliv med stor værdi for Milestones partnere:

– Normalt er det bare to en halv dag, og så tager folk væk fra stedet. Her kunne eventen i stedet være starten på vores interaktion. Vi har stadig mange folk, som går ind og tjekker præsentationerne, så de har en meget længere levetid end normalt. Vi sørger stadig for at lægge nyt content ud, og lige i det her øjeblik er der eksempelvis 150 brugere inde, siger Kenneth Hune Petersen.

En anden gevinst ved den virtuelle event har været muligheden for at nå ud til et andet og bredere publikum.

Fysiske MIPS er ikke aflyst

Mens det normalt primært ville være Milestones partnere, der afså tid og penge til at deltage, nåede begivenheden nu helt ud til slutbrugerne af virksomhedens produkter. Hvor der ellers ville være omkring 2000 deltagere, var der denne gang i stedet op mod 6000 deltagere.

– Vi har fået mange positive feedbacks. En af vores partnere sagde, at han altid havde kunnet sende to personer afsted, fordi han ikke kunne undvære flere i de dage. Nu kunne vores budskaber i stedet nå ud til hele hans organisation. Og samtidig kunne han også invitere slutkunderne til at deltage.

Erfaringerne fra dette års event vil helt sikker spille en stor rolle, når de kommende års MIPS skal planlægges, fastslår Kenneth Hune Petersen.

– Vi er blevet mere opmærksomme på, hvad vores mål er med konferencen, og at det ikke er one size fits all. Vi kommer stadig til at lave fysiske MIPS, men det bliver måske mindre events og mere lokalt funderede end hidtil. Og samtidig vil vi også være meget mere fokuseret på at bruge de virtuelle kanaler. Det kan synes dyrt og tidskrævende – men prisen per deltager er lav, og pengene er godt givet ud, hvis man rammer de rigtige deltagere.

Sidder og smiler

Virksomheden Eventually var Milestone Systems’ leverandør, da den virtuelle konference skulle arrangeres. Eventually var tidligere et traditionelt eventbureau, der arrangerede fysiske møder og konferencer både i Danmark og i udlandet – blandt andet i USA.

Siden pandemien ramte, har man arbejdet målrettet med virtuelle arrangementer, og udviklingen er gået stærkt.

– Vi sidder nærmest og smiler, når vi ser tilbage på det, vi lavede, da vi begyndte med at arrangere virtuelle events sidste år, siger Rikke Nordentoft Damborg, administrerende direktør og partner.

Till Milestone-eventen arbejdede Eventually meget bevidst på at gøre det underholdende og at udnytte de muligheder, der ligger i en virtuel verden.

– Vi købte en 3D-by, som vi satte sammen, så det hele blev omdannet til et Milestone-miljø med små kameraer i bybilledet, fordi de er en virksomhed, der arbejder med overvågning. Der var speakere, som holdt indlæg på otte forskellige destinationer, det kunne være i USA eller Singapore, og ved at stille dem foran en green screen kunne vi placere dem, hvor vi ville: I en park eller et busstoppested, eller hvor det nu passede ind i forhold til deres emne, siger Rikke Nordentoft Damborg.

Go’morgen Danmark-inspireret

Eventuallys rolle var blandt andet at finde den rigtige platform til at holde konferencen. Og her har eventbureauet kunne se en branche i rivende udvikling, hvor der hele tiden kom nye og spændende muligheder, så man kunne vælge den helt rigtige partner til lige netop de udfordringer, der skulle løses for at give MIPS-deltagerne den bedst mulige oplevelse.

– Det handlede om at sørge for, at det var sjovt at se på for deltagerne. Det var lidt Go’morgen Danmark-inspireret, kort, præcist og lidt simplificeret - samtidig med at der hele skete noget nyt. Programmet var sat sammen med en masse små ‘disruptions’ for at fastholde opmærksomheden, og det var vildt højt og meget usædvanligt, at der var 96 procent, der blev hængende, siger hun og konstaterer, at man hvis lave en konference eller en produktlancering online, så er det vigtigste, at man meget tidligt i processen tænker formålet igennem.

– Man skal vide, hvad man gerne vil opnå, og så skal man tænke på målgruppen. Der er forskel på, om det er en håndværkermesse, eller om man henvender sig til medicinalbranchen. Og så skal man skære sit indhold, så det er så kort og præcist som muligt. Det nytter ikke, at en speaker begynder at tøve og siger ’øøh’, så smutter folk videre med det samme, siger Rikke Nordentoft Damborg, administrerende direktør og partner i Eventually.

Læs også: Med DI-hjælp har Simatek ansat 11 indiske ingeniører

Hvordan udvikler og afholder du online events?

Fysiske messer, events og konferencer er fortsat svært udfordrede af corona, hvilket har fået ønsket om og kravene til digitale alternativer til at stige. Bliv klogere på og få inspiration til, hvordan du udvikler og afholder virtuelle events med gode programflows den 08. juni, når DI afholder webinar.

Læs mere og tilmeld: Hvordan udvikler og afholder du online events?