01.02.21 SBA Nyheder

Servicekontrakter, COVID-19 og ingen force majeure

Offentlige indkøbere og private servicevirksomheder arbejder tæt sammen om at levere skattefinansierede serviceydelser. COVID-19 og sundhedskrisen har været med til at sætte lys på behovet for det gode samarbejde. I Servicebranchens Arbejdsgiverforening håber vi på, at de gode erfaringer kan danne grundlag for at bygge videre på et stærkt offentlig-privat samarbejde.

COVID-19 og sundhedskrisen har været med til at sætte lys på behovet for det gode og tætte samarbejde, og viljen til at finde fælles løsninger har været stor. En mere relationsbaseret koordination har været helt nødvendig.

Regeringens appel om, at offentlige ordregivere udviser fleksibilitet samt de juridiske vurderinger af force majeure bestemmelser i de fleste kontrakter forhindrede et kaos blandt servicevirksomheder og deres mange medarbejdere – og dermed samfundet som helhed. Virksomhedernes udfordringer var fortsat store, men mange offentlige ordregiveres tilgang bidrog til konstruktive løsninger. Samtidig stod servicevirksomhederne klar til at påtage sig andre opgaver – eksempelvis ikke planlagt hovedrengøring eller ekstra rengøring på udvalgte lokationer, hvor smitterisikoen skulle holdes nede.

Den juridiske vurdering fra statens Økonomistyrelse i forbindelse med COVID-19 var, at der generelt ikke forelå en situation, hvor offentlige ordregivere kunne påberåbe sig force majeure.

Vi skal fremadrettet have indrettet vores kontrakter og muligheder for ændringer af serviceleverancen på en måde, så alle parter er afklaret med, hvordan en lignende situation som COVID-19 kan håndteres på betryggende vis for offentlige ordregivere, virksomheder, medarbejdere, og at vi holder samfundets hjul i gang.

Ændringer

Kontraktrammerne skal være på plads, men et succesfuldt samarbejde – ikke mindst i en situation, som vi har oplevet under COVID-19 – bygger først og fremmest på gode relationer og gensidig forståelse. Derfor vil det altid være en fordel, at der er gjort konkrete overvejelser om organiseringen af samarbejdet for at understøtte koordinering, problemløsning og udvikling. Langt de fleste udfordringer og løsninger kan håndteres på operationelt niveau. Se IKA – foreningen for offentlige indkøbere og DI Service’ anbefalinger: ”Den gode kontrakt skaber værdi i samarbejdet”.

De konkrete muligheder for at indbygge ændringsbestemmelser i kontrakten bør tage højde for leverandørens faktiske muligheder for at tilpasse serviceydelsen og afvejning af omkostningerne ved indbyggede ændringsbestemmelser. I servicebranchen er omkostninger og ændringsmuligheder primært bundet til de løn- og arbejdsvilkår, som er aftalt mellem arbejdsmarkeds parter i overenskomsterne. I denne sammenhæng er særligt bestemmelser omkring opsigelse, overdragelse af nye opgaver samt flytning af arbejdssted relevant at være opmærksom på. Ændringsbestemmelser skal således tage højde for, at leverandøren skal leve op til gældende overenskomst og den arbejdsklausul, som typisk er indarbejdet i kontrakten.

I nedenstående ændringsbestemmelser er der taget højde for Serviceoverenskomst 2020-2023 indgået mellem DI Overenskomst II (SBA) og 3F Privat Service, Hotel og Restauration, som er den mest repræsentative på området for rengøring, kantine og øvrige primære facility-services. Ændringsbestemmelser er relevante i en række situationer – eksempelvis fra nedlukning af lokaler i forbindelse med ombygninger eller til ændringer, som en konsekvens af en pandemi.

EKSEMPEL PÅ ÆNDRINGSBESTEMMELSER:

  • Midlertidig ændring af tidspunkt for x-servicen på grund af arrangementer, møder og lignende skal varsles med minimum syv dage til leverandøren.

  • Permanent ændring af tidspunktet for x-service og som betyder en væsentlig ændring i medarbejderenes vilkår, jf. gældende overenskomst, skal dette varsles med fire måneder og til udgangen af en kalendermåned. (Bemærkning: ifølge Serviceoverenskomsten er det fire måneder dag til dag og IKKE til udgangen af en måned. Med bestemmelse med udgangen af måned får leverandøren tid til at forberede en god og ordentlig varsling af medarbejderen. Vær i øvrigt opmærksom på, at virksomhedsoverdragede medarbejdere kan være på den offentlige serviceoverenskomsten, hvor opsigelsesvarsler er til ”udgangen” af en måned og opsigelsesvarslerne kan være helt op til seks måneders varsel).
    En permanent ændring, som ikke er en væsentlig ændring af medarbejdernes vilkår, skal dette ske med en måneds varsel og til udgangen af en kalendermåned.

  • Sparet x-service ved kortvarige lukninger(14 dage eller mindre) skal efter nærmere aftale benyttes efter ordregivers anvisninger.

  • Ved længerevarende lukninger (mere end 14 dage) af lokaliteter omfattet af kontrakten, skal der ydes refusion på 80 pct. af vederlaget for servicen i berørte områder. Lukninger skal varsels min. fire måneder i forvejen til udgangen af en kalendermåned. Såfremt en længerevarende lukning ikke kan varsles minimum fire måneder og til udgangen af en kalendermåned i forvejen, kan servicen anvendes i henhold til Ordregivers anvisninger frem til tidspunktet for rettidig varsling. Ordregivers anvisninger skal være inden for rammerne af den gældende overenskomst.

  • Opstår der behov for ekstra x-service beregnes prisen på baggrund af det afgivne tilbud i forbindelse med tildeling af kontrakten. 

Teksten i kursiv i skabelonen er vejledende og skal slettes, inden udbudsmaterialet offentliggøres

Vejledninger

Servicekontrakter, COVID-19 og ingen force majeure

Download