Ingen ved med sikkerhed, hvordan kunstig intelligens (forkortet på engelsk: AI) kan ændre vores arbejde i fremtiden. Der er dog ingen tvivl om, at AI åbner for nye muligheder i arbejdet. Derfor handler det om at prøve sig frem og udforske, hvordan AI kan bruges i sin virksomhed.   

Det har Topsoe gjort, og allerede nu har de søsat 15 projekter, der skal effektivisere og forbedre måden, de arbejder på. Morten Holm Christiansen, Chief Transformation Officer i Topsoe, fortæller om, hvordan de er kommet godt i gang med at udforske og bruge generativ AI i deres arbejde:  

-I Topsoe vil vi vinde med AI, ikke være bange for det. Ved at komme i gang tidligt og prøve os frem, åbner vi for et hav af muligheder for at gøre arbejdet mere meningsfuldt, siger Morten.  

Morten præsenterer syv trin til at få Topsoe godt om bord i implementeringen af AI. De syv trin er ikke kronologiske. Nogle tiltag sker løbende og samtidig, ligesom nogle gentager sig.  

Trin 1 - Få hele organisationen med på AI-dagsordenen  

Først og fremmest gælder det om at få hele organisationen med på AI-dagsordenen. Det gælder både bestyrelsen, topledelsen, lederne i afdelingerne og medarbejderne. Morten tager på tur rundt på alle ledelseskontorerne i afdelingerne for at få dem med. Han giver ledere og medarbejdere indsigt i, hvordan AI vil blive afgørende for måden, man arbejder på og for Topsoes konkurrenceevne.  

-Jeg giver dem eksempler på, hvor dygtig ChatGPT er til at løse opgaver, f.eks. at den kan bestå optagelsesprøver på amerikanske universiteter. Jeg forklarer, at AI udvikler sig lynhurtigt og bliver kæmpestort, siger Morten.   

Det er vigtigt at have opbakning fra ledelsen, hvis implementeringen af AI skal lykkes. Hele organisationen skal forstå, hvad AI er, og hvilken værdi det kan skabe. Det er ikke bare den enkelte medarbejder, der skal ændre en proces eller to. Hele virksomheden skal udvikle sig med AI, og det kræver, at lederne aktivt understøtter forandringen.  

Trin 2 – Giv eksempler på anvendelse af AI i egen virksomhed  

På sin tur rundt i virksomheden, for at få lederne og medarbejderne med på AI-dagsordenen, giver Morten eksempler på, hvad ChatGPT kan bruges til i en Topsoe-kontekst.   

En stor del af Topsoes arbejde er at udvikle ny viden og lave videnskabelige artikler. Med tiden er det blevet en meget omfattende viden. Morten "fodrer” ChatGPT med 1.200 forskellige forskningsartikler, som Topsoe har publiceret. Så viser han afdelingerne, hvordan man kan bede chatten om at definere begreber og opsummere vigtige pointer i Topsoes arbejde.   

I afdelinger, der arbejder med IT, viser Morten, hvordan ChatGPT kan skrive softwarekode og tegne grafer til præsentationer. Samtidig viser han, hvordan ChatGPT kan lave referater af de filer, som de arbejder med.  

-Jeg tror, man begår en fejl, hvis ikke man hjælper medarbejderne på vej, før man beder om input. Det kan man gøre ved at vise eksempler på, hvordan AI kan bruges i den verden, virksomheden arbejder i, forklarer Morten.  

Trin 3 - Få medarbejdernes ideer til anvendelse af AI  

Efter at have fået inspiration til, hvad man kan bruge AI til, beder Morten afdelingerne om at komme med bud på konkrete opgaver og processer, ChatGPT kan hjælpe med at effektivisere i Topsoe.  

-Vi fik 158 bud på, hvordan ChatGPT kan bruges i det daglige arbejde. Folk sagde “Nå ja, hvis jeg kunne slippe for dit og dat”. De så muligheder med forandringen, da de fik øje på, at man kan få en maskine til at løse tidskrævende arbejde hurtigt, fortæller Morten.  

Der er to fordele ved at lade medarbejderne tage aktiv del i udviklingen. Medarbejderne kan føle medejerskab og et større ansvar for, at implementeringen lykkes. Samtidig kan de bidrage med bud på nogle løsninger, som man måske kun kan se, hvis man er helt tæt på processerne.  

Trin 4 – Lav en politik for sikker og fornuftig brug af AI  

En klar forudsætning for at gå om bord i anvendelsen af AI er en politik for sikker brug. På den måde kan både ledelsen og medarbejderne være trygge i, at der er styr på datasikkerheden og forretningshemmelighederne.  

-AI er kun farligt, hvis ikke man tænker sig om, og det behøver faktisk ikke at være svært. Der er ikke forskel på at dele oplysninger med sin interne ChatGPT kontra at dele oplysninger i sit mailsystem og filsystem i skyen, argumenterer Morten.   

For at gøre det klart og gennemskueligt, hvordan man må bruge ChatGPT, skelner Topsoe mellem tre niveauer af fortrolighed. Når man skal bruge data og filer, skal man spørge sig selv, om man ville dele disse med 1) offentligheden, og altså den åbne ChatGPT, 2) Microsoft eller lignende systemer, og altså den interne ChatGPT, eller 3) ingen uden for Topsoe, og derfor ingen AI-systemer, der er udviklet og ejet af andre virksomheder. Medarbejderne får hjælp til, hvordan de skal tænke om fornuftig brug af generativ AI.  

Trin 5 – Giv medarbejderne AI kompetencer og inspiration  

For at klæde medarbejderne godt på til at kunne bruge AI i deres daglige arbejde, lægger Topsoe træningsmateriale på LinkedIn. Hver 14. dag holdes der demonstrationer af ChatGPT’s anvendelsesmuligheder, hvor medarbejderne udveksler erfaringer med hinanden.  

-Vi laver demonstrationer, hvor man kan se alle mulige smarte ting, ChatGPT kan. 100 af vores 800 medarbejdere på hovedkontoret kom til demoen i sidste uge. Der er meget stor interesse for det, siger Morten og fortsætter:  

-Vi laver også en del træningsmateriale, som vi lægger på LinkedIn. Det er kommet bag på mig, hvor effektivt det er, at medarbejderne trænes i ChatGPT.  

Ved at holde hyppige kurser og lave træningsmateriale, sender ledelsen i Topsoe et signal om, at det er vigtigt at holde sig opdateret og træne i ChatGPT. Medarbejderne får mulighed for at opbygge mere og mere viden om generativ AI og dele den med hinanden. På den måde kan medarbejderne komme med flere kvalificerede bud på, hvordan ChatGPT kan effektivisere arbejdet.  

Trin 6 - Udvælg og afprøv pilotprojekter  

Medarbejderne kom med 158 bud på, hvordan ChatGPT kan bruges i Topsoes daglige arbejde, og 15 pilotprojekter er valgt ud til at blive prøvet af for at vurdere potentialet.   

Projekterne er spredt ud i forskellige afdelinger af Topsoe. I HR-afdelingen eksperimenteres der med ChatGPT-genererede jobopslag. I juraafdelingen med patentdokumentation. I produktionen med lagerstyring og optimering.  

-I vores globale kommercielle afdeling eksperimenterer vi med generering af tilbud. Vi træner vores interne ChatGPT på de tilbud, vi tidligere har vundet. Vi giver cirka 4.000 tilbud på projekter om året, så det kan spare medarbejderne en masse tid at få hjælp til det, fortæller Morten.  

Ved at afprøve forskellige ideer bliver det nemmere at lære generativ AI’s muligheder og begrænsninger at kende.   

Trin 7 – Evaluer projekter og følg op på erfaringer og viden  

Pilotprojekterne evalueres, og der følges løbende op på, hvilke erfaringer og ny viden medarbejderne har fået om generativ AI, og hvordan det kan effektivisere processer. På baggrund af erfaringerne vil nogle projekter fortsætte, og nye pilotprojekter vil opstå.  

Morten præsenterer topledelsen og bestyrelsen for projekternes resultater, så de kan budgettere et passende beløb til at drive projekter inden for de områder, der har potentiale.  

-Vi kommer nok ikke frem med en masse killer-applikationer, men vi får en ramme, vi kan arbejde videre med. Udviklingen af AI er jo on-going, så vi bliver aldrig færdige med at eksperimentere, afslutter Morten.  

Hvad kan vi lære af Topsoe?  

Morten hjælper medarbejderne og ledelsen med at se mulighederne med generativ AI i en Topsoe-kontekst. På den måde bliver potentialet konkret og forståeligt. Det kan være en fordel at hjælpe ideerne til, hvad man kan bruge ChatGPT til, på vej med eksempler.  

Samtidig gør den eksperimenterende tilgang med pilotprojekter det muligt at prøve sig frem, før man indfører dyre løsninger. Ved at udforske mulighederne og begrænsningerne kan man kvalificere sine prioriteringer.  

Tilgangen til AI er vigtig for at lykkes og følge med udviklingen. Ved løbende at evaluere og søge nye erfaringer og viden kan man være åben og parat til nye muligheder. Ligeledes kan en afbalanceret politik for sikker brug af AI sikre, at man hverken risikerer at dele fortrolige oplysninger med de forkerte eller begrænser sig selv unødvendigt.