Her ses et af DI's fokusrum, der har plads til seks kolleger.

12.08.22 Vi rådgiver dig Nyheder

DI eksperimenterer med fokustid

Fokustid handler om at udnytte tiden bedre i en travl hverdag. DI erfarer, at det er centralt at indtænke selvledelse, kultur og de fysiske rammer for at gøre fokustid til en succes.

Hvorfor fokustid? 

I takt med at flere virksomheder benytter hybride arbejdsformer, er der opstået en opmærksomhed omkring, at nogle typer af arbejdsopgaver bliver løst bedre i én kontekst frem for en anden.  

- I en arbejdsdag med mange møder og afbrydelser kan det være svært at finde ro til at fordybe sig i sine arbejdsopgaver. Derfor ville vi undersøge, om man, med bevidst planlægning af sin tid, kan skabe større overskud, mere kvalitet i leverancerne og højere effektivitet, fortæller Heidi Vilsfort, chef for kultur og intern kommunikation i DI. 

Hybridarbejde har fået os til at reflektere over, hvilke opgaver der bedst løses på kontoret, og hvilke opgaver der bedst løses hjemmefra eller fra et helt tredje sted. I DI har vi derfor haft fokus på, at nogle arbejdsopgaver kræver en særlig grad af fred og ro til fordybelse. Det udmøntede sig i eksperimentet om fokustid.

Læs også: LEGO dropper storrumskontoret til fordel for fleksibilitet og kreativitet.

Fokustid trin for trin  

DI’s eksperiment med fokustid strakte sig over tre måneder og forløb således:  

1)  DI samlede 75 medarbejdere til eksperimentet på tværs af afdelinger 

2)  DI bookede fokustid i deltagernes kalendere kl. 9-11 mandag og onsdag 

3)  Deltagerne skulle afholde fokustid på det afsatte tidspunkt i højst muligt omfang 

4)  Deltagerne blev opfodret til at benytte Teams’ chatfunktion fremfor mail, når det drejede sig om spørgsmål til kollegaer, for at minimere den tid der bruges på at skrive velformulerede mails 

5)  Til sidst evaluerede DI forløbet på baggrund af spørgeskemaer, som deltagerne havde besvaret før, under og efter eksperimentet. 

De tre vigtigste erfaringer 

En central erfaring DI gjorde sig var, at fokustid kræver selvledelse. Arbejdsopgaver og behov for ro og fred varierer fra person til person, og det er op til den enkelte medarbejder at få lagt fokustid ind i kalenderen, så det passer til vedkommendes arbejde. Når det så er sagt, erfarede DI, at opbakning fra ledelsen også er en forudsætning. 

- Der er ikke én fælles skabelon for fokustid, men vi så, at det er vigtigt, at ledelsen bakker op om, at medarbejderne prioriterer det, fortæller Heidi.  

DI gjorde sig den erfaring, at det er vigtigt at skabe en kultur, hvor man respekterer hinandens fokustid, og her spiller ledelsen en vigtig rolle. Det skal italesættes, at fokustid sidestilles med et møde eller forberedelsestid, som mange booker i sin kalender, og det derfor ikke er velanset at forstyrre en kollega, når vedkommende har booket fokustid i sin kalender. Herunder bliver det også vigtigt, at det bliver til en vane at tjekke hinandens kalendere og tilgængelighed. 

Eksperimentet viste også, at fokustid på kontoret bør kombineres med fokusrum for at skabe rammerne for fordybelsesarbejdet. Fokusrum er et sted, hvor man går ind for at fordybe sig, og trække sig fra samtalerne der ellers foregår på kontoret. I DI eksperimenterede vi med etableringen af et fokusrum med seks skrivebordspladser. Skrivebordene i fokusrummet fik monteret afskærmende båse, så man sad isoleret og uden at blive distraheret.  

- Medarbejderne planlægger selv, om fokustiden skal være på kontoret eller hjemme. Den hybride arbejdsform muliggør, at de kan planlægge hjemmearbejde afhængig af, hvornår de har brug for ekstra fordybelse, fortæller Heidi.  

Læs også: Nye regler for hjemmearbejde. 

Drivhuset i hjertet af Industriens Hus kan både bruges som møderum og fokusrum, afhængig af hvad DI’s ansatte har brug for. Fra venstre ses: Simone Dahl Pedersen, studentermedarbejder og Heidi Vilsfort, chef for kultur og intern kommunikation.

DI vil fortsætte med fokustid  

De fleste af medarbejderne, der deltog i eksperimentet, vil fortsætte med at afholde fokustid efter eksperimentets afslutning, da de oplevede, at den skemalagte tid til fordybelse gav dem større overskud og resulterede i en mere effektiv arbejdsproces.  

- Ved eksperimentets afslutning så vi, at flertallet af deltagerne var meget begejstrede for fokustid, og mange af deltagerne har efterfølgende valgt at fortsætte med fokustid som et redskab til at planlægge deres arbejdstid effektivt. I efteråret vil vi rulle konceptet ud til resten af organisationen, så dem der har lyst og kan se fordelen ved værktøjet, kan bruge fokustid til at få mere overskud i en travl hverdag, fortæller Heidi.  

DI’s tips og tricks til fokustid

  • Planlæg fokustid om formiddagen, da forskning peger på, at det er i det tidsrum, vi er mest friske i hovedet

  • Planlæg fokustid mandag. Flere deltagere oplevede, at det var givende at starte ugen med fokustid 
  • Planlæg møder om eftermiddagen  
  • Slå notifikationer fra, når du har fokustid
     
  • Brug chat fremfor mail til kommunikation med kollegaer for at spare tid 
Christine Secher

Christine Secher

Fagleder, tværgående projekter og kommunikation, Future of Work

  • Direkte +45 3377 4769
  • Mobil +45 2976 2320
  • E-mail chse@di.dk

Relateret indhold

Brug for rådgivning?

Skriv til vores eksperter