Hvorfor fokustid? 

I takt med at flere virksomheder benytter hybride arbejdsformer, er der opstået en opmærksomhed omkring, at nogle typer af arbejdsopgaver bliver løst bedre i én kontekst frem for en anden.  

- I en arbejdsdag med mange møder og afbrydelser kan det være svært at finde ro til at fordybe sig i sine arbejdsopgaver. Derfor ville vi undersøge, om man, med bevidst planlægning af sin tid, kan skabe større overskud, mere kvalitet i leverancerne og højere effektivitet, fortæller Heidi Vilsfort, chef for kultur og intern kommunikation i DI. 

Hybridarbejde har fået os til at reflektere over, hvilke opgaver der bedst løses på kontoret, og hvilke opgaver der bedst løses hjemmefra eller fra et helt tredje sted. I DI har vi derfor haft fokus på, at nogle arbejdsopgaver kræver en særlig grad af fred og ro til fordybelse. Det udmøntede sig i eksperimentet om fokustid.

Læs også: LEGO dropper storrumskontoret til fordel for fleksibilitet og kreativitet.

Fokustid trin for trin  

DI’s eksperiment med fokustid strakte sig over tre måneder og forløb således:  

De tre vigtigste erfaringer 

En central erfaring DI gjorde sig var, at fokustid kræver selvledelse. Arbejdsopgaver og behov for ro og fred varierer fra person til person, og det er op til den enkelte medarbejder at få lagt fokustid ind i kalenderen, så det passer til vedkommendes arbejde. Når det så er sagt, erfarede DI, at opbakning fra ledelsen også er en forudsætning. 

- Der er ikke én fælles skabelon for fokustid, men vi så, at det er vigtigt, at ledelsen bakker op om, at medarbejderne prioriterer det, fortæller Heidi.  

DI gjorde sig den erfaring, at det er vigtigt at skabe en kultur, hvor man respekterer hinandens fokustid, og her spiller ledelsen en vigtig rolle. Det skal italesættes, at fokustid sidestilles med et møde eller forberedelsestid, som mange booker i sin kalender, og det derfor ikke er velanset at forstyrre en kollega, når vedkommende har booket fokustid i sin kalender. Herunder bliver det også vigtigt, at det bliver til en vane at tjekke hinandens kalendere og tilgængelighed. 

Eksperimentet viste også, at fokustid på kontoret bør kombineres med fokusrum for at skabe rammerne for fordybelsesarbejdet. Fokusrum er et sted, hvor man går ind for at fordybe sig, og trække sig fra samtalerne der ellers foregår på kontoret. I DI eksperimenterede vi med etableringen af et fokusrum med seks skrivebordspladser. Skrivebordene i fokusrummet fik monteret afskærmende båse, så man sad isoleret og uden at blive distraheret.  

- Medarbejderne planlægger selv, om fokustiden skal være på kontoret eller hjemme. Den hybride arbejdsform muliggør, at de kan planlægge hjemmearbejde afhængig af, hvornår de har brug for ekstra fordybelse, fortæller Heidi. 

DI vil fortsætte med fokustid  

De fleste af medarbejderne, der deltog i eksperimentet, vil fortsætte med at afholde fokustid efter eksperimentets afslutning, da de oplevede, at den skemalagte tid til fordybelse gav dem større overskud og resulterede i en mere effektiv arbejdsproces.  

- Ved eksperimentets afslutning så vi, at flertallet af deltagerne var meget begejstrede for fokustid, og mange af deltagerne har efterfølgende valgt at fortsætte med fokustid som et redskab til at planlægge deres arbejdstid effektivt. I efteråret vil vi rulle konceptet ud til resten af organisationen, så dem der har lyst og kan se fordelen ved værktøjet, kan bruge fokustid til at få mere overskud i en travl hverdag, fortæller Heidi.